چگونه فیدبک‌های منظم منجر به بازدهی بهتر می‌شوند؟

وضعیت کارهای من چگونه است؟ آیا کارها خوب ‍پیش می‌روند؟ از موارد بعدی چه کارهای دیگری را می‌توانم انجام دهم که کارها به بهترین شکل ممکن انجام شوند؟ بسیاری از کارکنان از فیدبک‌ها یا بازخورد سریع رهبران، مدیران و همتایان خود استقبال می‌کنند. آن‌ها می‌خواهند بینشی به دست آورند که باعث ارتقای توانایی‌ها و پتانسیل آن‌ها شود.

از طرف دیگر داده‌های گالوپ نشان می‌دهد که وقتی کارکنان بازخوردهای اثربخشی دریافت می‌کنند، حدود ۴ برابر بیشتر از سایر کارکنان با کارها درگیر می‌شوند و عملکرد بهتری دارند.

شاید فکر کنید که بازخوردها محدودیت ایجاد می‌کنند و سرعت کارها را کاهش می‌دهند، اما بازخورد معنی‌دار مانع عملکرد نمی‌شود، بلکه آن را تقویت می‌کند.

کلمه‌ معنی‌دار در جمله قبل بسیار مهم است. همه بازخوردها با هم برابر نیستند. بسیاری از ما که در ادارات سنتی و یا شرکت‌های فعلی کشورمان مشغول به کار هستیم، بازخوردها را معمولا در جلسات ماهانه و یا حتی سالانه دریافت می‌کنیم و وقتی از جلسات بازخوردگیری از مدیر صحبت می‌شود، احتمالا در تصورات‌مان جلسه‌ای طولانی را مدنظر داریم که مدیر سازمان نظرش را به صورت کلی راجع به کارهای شخصی ما و تیم‌مان بیان می‌کند و پیشنهاداتی ارائه می‌دهد تا کارها بهبود پیدا کنند. اما در دنیای فعلی که همه چیز با سرعت بسیار زیاد در حال تغییر و تحول است، چنین بازخوردهایی کارساز نیست.

از همین رو، کارشناسان به رویکرد فیدبک‌های سریع روی آورده‌اند. این رویکرد نه تنها باعث عملکرد بهتر کارکنان می‌شود، بلکه روند فیدبک‌دهی را برای مدیران آسان‌تر می‌سازد. با بازخوردهای سریع و روزانه، همه در جریان کارها قرار می‌گیرند و فرهنگ رفتار براساس هدف نهایی در سازمان پدیدار می‌شود.

✅ مزایای بازخورد سریع و اثربخش

• بهره‌گیری از رویکرد چابکی: بازخورد سریع به کارکنان انرژی می‌دهد، از اشتباهات بزرگ‌تر جلوگیری می‌کند و باعث ایجاد مزیت رقابتی می‌گردد.
• الهام بخشی: براساس تحقیقات کارکنان اذعان داشته‌اند که وقتی از مدیرشان بازخورد روزانه دریافت می‌کنند. انگیزه بیشتری دارند. در واقع تحقیقات نشان داد که بازخورد روزانه (در مقایسه با بازخورد سالانه) منجر به افزایش ۳.۶ برابری انگیزه می‌گردد.
• به حفظ و نگهداری نیروهای بااستعداد کمک می‌کند: امروزه کارکنان به دنبال کار هدفمند و مدیری هستند که روند پیشرفت آن‌ها را بشناسد و به تسریع آن کمک کند.

تجربه نشان داده با این‌که سازمان‌ها از اثربخشی بازخوردهای مستمر آگاه هستند، اما با آن مقابله می‌کنند و به رویکردهای سنتی روی می‌آورند. اغلب مدیران ارائه بازخورد را تا پیدا کردن زمان مناسب به تاخیر می‌اندازند.

مدیران خوب می‌توانند با پرورش فرهنگ سازمانی مبتنی بر بازخوردهای مداوم به این مشکلات رسیدگی کنند و یکی از مهم‌ترین مسئله‌ها این است که مدیر توانایی ارائه بازخوردهای اثربخش را داشته باشد.

نقش هسته‌ای مدیر در توسعه فرهنگ سازمانی مبتنی بر بازخورد سریع

مدیران باید به طور مداوم به حرف‌های کارکنان‌شان گوش دهند، سوال بپرسند و زمینه را برای گفتگوهای بیشتر فراهم کنند. بهترین مدیران از این مکالمات استفاده می‌کنند تا انگیزه تیم را بالا برده و نقش مثبتی در بهبود عملکرد کارکنان داشته باشند.

✅ بازخورد معنادار متمرکز است

برخلاف بازخوردهای ناکارآمد که مبهم هستند، بازخوردهای معنادار بر یک موضوع خاص تمرکز دارند. بهترین مدیران بازخوردها را به استعدادهای طبیعی کارکنان ارائه می‌کنند. بازخورد آن‌ها با میزان مشارکت افراد و اهداف سازمان مرتبط است و به کارکنان نشان می‌دهد که تلاش‌های آن‌ها چه تاثیری بر تصویر بزرگ‌تر سازمان دارد.
وقتی بازخورد متمرکز باشد، برای کارکنان منصفانه و معتبر است، زیرا بازتابی از مشارکت و توانایی آن‌ها برای کنترل است. هم‌چنین این بازخوردها با شفاف‌سازی انتظارات مدیران، به کارکنان کمک می‌کند تا تلاش‌های خود را براساس اهداف و شاخص‌های کلیدی پیش ببرند.

✅ بازخورد معنادار آینده‌نگر است

سرزنش کردن اشتباهات گذشته چیزی جز مشغول کردن ذهن کارکنان به ارمغان نمی‌آورد. مدیران در بازخورددهی باید بر لحظه فعلی و آن‌چه در پیش است، تمرکز کنند. آن‌ها باید دستاوردهای کارکنان را بشناسند و موانع پیش رو را از بین ببرند. آن‌ها باید برای رشد تلاش کنند. چه کنیم تا بهتر شویم؟ چگونه برای آینده آماده شویم؟ از این مرحله چه آموختید.

این بدان معنا نیست که مدیران نباید به اتفاقات گذشته اهمیت ندهند، گذشته بهترین منبع یادگیری ماست. بلکه بدین معناست که ارتباط مدیران و کارکنان باید به گونه‌ای باشد که کارکنان بازخوردهای مدیر را سازنده بدانند. بسیاری از بهترین کارکنان به دنبال بازخوردهای مدیر هستند تا تحت فشار قرار بگیرند تا بهترین نسخه از خود باشند.

نمونه‌ای از بازخوردهای کارآمد و ناکارآمد:

• ناکارآمد: پروژه‌ای که طی سه ماه گذشته به مشتری ارائه کردیم، واقعا به برندینگ تیم‌مان آسیب زد. بسیار ضعیف بودیم و اگر صادقانه بگویم، دیگر نمی‌توانیم رابطه‌مان را با مشتری بازیابی کنیم.
• کارآمد: دقیقا روز پس از تحویل پروژه، فکر می‌کنید جلسه با مشتری چگونه پیش رفت؟ من متوجه شدم که مشتری سوالاتی داشت که به نظر می‌رسد به جا و صحیح بود. برای این‌که در پروژه بعدی با چنین مواردی مواجه نشویم، چه پیشنهاداتی دارید؟

راهکارهایی برای ایجاد فرهنگ سازمانی بازخورد محور

در ادامه سه راهکاری را مطرح می‌کنیم که به شما کمک می‌کند تا فضایی را در شرکت خود ایجاد کنید که تمام اعضای تیم بازخورد محور عمل کنند.

۱) مدیران خود را به مربی تبدیل کنید

کوچینگ و مربی‌گری یک مهارت منحصربه‌فرد است که مدیران باید آن را در خود پرورش دهند. مدیرانی که از مهارت کوچینگ برخوردارند، می‌توانند از بالاترین پتانسیل کارکنان خود بهره بگیرند.

۲) براساس مدیریت مبتنی بر عملکرد فعالیت کنید

وقت آن رسیده که شیوه مدیریت و سنجش کارکنان را به سنجش براساس عملکرد تغییر دهید. بدین ترتیب سنجه‌های باکیفیتی تعیین خواهید کرد و این سنجه‌ها کل اعضای تیم را به سمت هدف نهایی هدایت خواهند کرد.

بیشتر بخوانید: مدیریت و سنجش مبتنی بر عملکرد

۳) فیدبک دهی و فیدبک گیری را به یک ارزش در سازمان‌تان تبدیل کنید

در فرهنگ سازمانی پویا و مبتنی بر توسعه، بازخوردها یک طرفه و از بالا به پایین نیست. کارکنان، مدیران و رهبران باید همگی بازخورد بدهند و دریافت کنند.

منبع: Gallup