طراحی شغل چیست؟ اصول مهم در طراحی شغل
اگر شما هم عضوی از یک کسب‌وکار کوچک هستید که خودتان راه‌اندازی کرده یا از روزهای اول با آن همراه بوده‌اید، احتمالا مشاهده کرده‌اید که روزهای اول نقش‌ها و مسئولیت‌ها چندان مشخص نیست، هر کسی از هر طریقی که بتواند سعی می‌کند بخشی از کار را به عهده بگیرد. اما زمانی‌که کسب وکار اندکی رشد می‌کند، دیگر این مدل جوابگو نیست و باید سیستم مناسبی برای انجام وظایف تعیین گردد. سیستمی که بتواند نیازهای شغلی را تعیین کند، وظایف و مسئولیت‌های هر شغل را شناسایی کند و افراد مناسب را در جایگاه مناسب قرار دهد. به عبارتی باید طراحی شغل صورت گیرد.
طراحی شغل چیست؟
طراحی شغل به فرآیند تعیین نقش‌ها و مسئولیت‌های کارکنان، سیستم‌ها و رویه‌ها گفته می‌شود که کارکنان باید براساس آن‌ها عمل کنند. هدف اصلی طراحی شغل یا طراحی مجدد شغل، هماهنگی و بهینه‌سازی فرآیندهای کاری برای ایجاد ارزش و به حداکثر رساندن عملکرد است.
طراحی شغلی صحیح منجر به دستیابی به اهداف سازمانی، انگیزه‌بخشی و رضایت کارکنان می‌گردد.
چرا طراحی شغل مهم است؟
هدف از طراحی شغل تضمین رفاه کارکنان است. مشاغلی که به خوبی طراحی شده باشند، منجر به نیروی کار کارآمدتر و موثرتر می‌شوند. بهبود طراحی شغل منجر به کاهش استرس شغلی کارکنان و از بین رفتن پیامدهای منفی آن بر سلامتی و غیبت می‌شوند.
هنگام طراحی شغل باید چند عامل اصلی را مدنظر قرار داد:
۱) تنوع
تنوع در یک شغل می‌تواند منجر به علاقه‌مندی، چالش و تعهد دارنده‌ی نقش شود. انجام کارهای تکراری و مشابه چالش‌برانگیز نیست و در بسیاری از شرایط باعث از بین رفتن علاقه کارکنان و نارضایتی آن‌ها شود.
تنوع به معنی افزودن حجم کار یا در کنار هم قرار دادن وظایف مشابه نیست. به عنوان مثال، اضافه کردن چند فرم به فرم‌های موجود برای پردازش این کار برای انجام‌دهنده‌ی آن معنادارتر یا چالش‌برانگیزتر نمی‌کند. بنابراین، باید برخی دیگر از انواع فعالیت‌های مرتبط و با ارزش به این فعالیت‌ها اضافه گردند.
از طرف دیگر، تنوع بیش از حد گاهی اوقات ناامیدکننده و منبع نارضایتی هستند. مقدار بهینه تنوع از فردی به فرد دیگر متفاوت است و به سطح موقعیت و نیازهای شغلی بستگی دارد.
۲) مسئولیت
افراد باید نسبت به کاری که انجام می‌دهند، چه به صورت فردی و چه به عنوان بخشی از یک تیم، احساس مسئولیت کنند. کار آن‌ها باید به وضوح شناسایی شود تا متوجه باشند که شخصا مسئول نتایج (موفقیت‌ها و شکست‌ها) هستند که در نتیجه اقدامات خودشان رخ می‌دهد. اگر مسئولیت‌ها مشخص باشد، صاحب نقش یا سرپرست بهتر می‌تواند تشخیص دهد که وظایف هر قسمت به چه صورت در حال اجرا هستند.
طراحی شغل و تعیین مسئولیت‌ها باید به گونه‌ای صورت گیرد که هر کارمند بتواند اهمیت کاری را که انجام می‌دهد، تشخیص دهد و بداند که چگونه بر اهداف سازمان تاثیر می‌گذارد.
۳) اختیار
اختیار مکمل مسئولیت است. اختیار یا خودمختاری به معنای دادن دامنه بیشتر به افراد برای تنظیم و کنترل کار خود در چارچوب پارامترهای تعیین شده است. طراحی شغل باید به گونه‌ای صورت بگیرد که دارنده شغل در مواقع لزوم بتواند تصمیم‌گیری کند. به عنوان مثال، ارائه برخی اختیارات در مورد روش کار و موارد مشابه.
۴) هویت و وظیفه
افراد اغلب از انجام یک کار به صورت کامل رضایت بیشتری کسب می‌کنند. این احتمال زمانی افزایش پیدا می‌کند که کار دارای شروع و پایان مشخصی باشد که به وضوح برای صاحب نقش و افراد دیگری که در کنار او کار می‌کنند، مشخص است. برای هر شخصی بسیار مطلوب است که نتایج نهایی کاری که انجام داده‌اند، چه به تنهایی و چه به عنوانی بخشی از تیم را مشاهده کنند.
بنابراین، به هنگام طراحی شغل باید به این مسئله توجه کرد که افراد بتوانند نتایج کارهای خود را به وضوح ببینند.
۵) بازخورد
همه کارکنان از این که نظر دیگران را راجع به نحوه عملکرد خود بدانند، لذت می‌برند و این به دارندگان نقش کمک می‌کند تا انگیزه داشته باشند و به پیشرفت آن‌ها در نقش کمک می‌کند.
ارائه بازخورد واقعی در درجه اول مسئولیت مدیر است و می‌تواند از طریق جلسات یک به یک ارائه شود.
روش بررسی و ارزیابی کارکنان یک مکانیزم مهم است و باید شیوه‌ی دقیق ارزیابی کارکنان و چگونگی آن در طراحی شغل مشخص شود.
دارنده هر نقش علاوه بر این‌که باید اطلاعاتی در مورد استانداردهای عملکرد خود داشته باشد، باید بداند که اهداف غایی شرکت چیست و چگونه با وظایف او مرتبط هستند. فرم‌های استاندارد PD33, PD25 و PD26 می‌توانند در این زمینه به مدیران کمک کنند.
هر نقش باید فرصتی برای تعامل با سایر کارکنان داشته باشد. همکاران و مشتریان باید ترغیب شوند تا بازخورد، شناخت و حمایت مناسب را به همه همکاران خود ارائه کنند.
چگونه فیدبک‌های منظم منجر به بازدهی موثرتر می‌شوند؟
۶) مشارکت در تصمیم‌گیری‌ها
اکثر کارکنان تمایل دارند در تصمیمات مربوط به مسائلی که مستقیما بر کار آن‌ها تاثیر می‌گذارند، مشارکت داشته باشند. عموم افراد به تصمیماتی که در اتخاذ آن‌ها نقش داشته‌اند، پایبند می‌مانند.
افراد تا زمانی که نتوانند در بحث موضوعاتی که بر کار آن‌ها تاثیر می‌گذارد، شرکت کنند، ممکن است از شغل خود ناراضی باشند یا نتوانند از تمام پتانسیل خود برای بهبود کارها بهره بگیرند. مشارکت را می‌توان از طریق جلسات سازمانی و بحث‌های تخصصی موضوعی اجرا کرد.
۷) شناخت و پشتیبانی
کارکنان معمولا آرزوی مشاغلی را دارند که منجر به ارتقای اجتماعی آن‌ها گردد، به خصوص از طریق پذیرش و به رسمیت شناخته شدن آن‌ها توسط همکاران و سرپرستان‌شان.
مشاغل باید روابط کاری مناسب بین افراد را تشویق کنند، مسئولیت‌ها را به وضوح تعریف کنند و از کارگروهی حمایت کنند. این می‌تواند احساس انزوا را کاهش داده و احساسات منفی نسبت به کار و محیط کار را از بین ببرد.
۸) محیط کار
در طراحی شغل یک محیط کار خوب باید به گونه‌ای تعیین گردد که ایمن و سالم بوده، بدون تبعیض باشد و سلامت شغلی را تضمین کند.
به طور خلاصه
به هنگام طراحی شغل سوالات زیر را بپرسید، به احتمال زیاد می‌توانند در انتخاب نقش‌های صحیح تاثیرگذار باشند.
- آیا تنوع شغلی در این موقعیت شغلی مناسب است؟
- آیا این موقعیت شغلی فرصتی برای خودمختاری در اختیار کارکنان موردنظر قرار می‌دهد؟
- وظایفی که باید انجام شوند تا چه حد “کلی” هستند؟
- چقدر فرصت مشارکت در تصمیم‌گیری‌ها فراهم شده است؟
- آیا وظایف به طیف وسیعی دانش و مهارت نیاز دارند؟
- آیا برای هر نقش اهداف روشنی داریم؟
- آیا می‌تواند انواع وظایفی را که با هم یک کل منسجم را تشکیل می‌دهند، ترکیب کرد؟
- آیا سطح مناسبی از صلاحدید و تصمیم‌گیری توسط دارنده نقش مجاز است؟
- آیا برای این نقش به تجربه و سابقه کاری نیاز هست؟
- آیا این نقش‌ها مستقیما نیازهای سازمان را پوشش می‌دهند؟
- آیا در محیط کار برای این نقش سلامت و ایمنی شغلی و رفاه فراهم خواهد بود؟
- آیا یکپارچگی فیزیکی و اجتماعی با سایر موقعیت‌ها و کارکنان در محل کار برای این نقش فراهم خواهد بود؟
- آیا در رابطه با مفروضات مربوط به جنس، نژاد و سایر عوامل تبعیض آمیز، می‌توان بی‌طرف بود؟
منبع: Hr.admin.cam.ac.uk
