راهنمای کامل ساخت تیم مدیریت منابع انسانی
داشتن تیم مدیریت منابع انسانی در شرکت‌ها بسیار ضروری است. آن‌ها کارهای عمده مانند مدیریت روابط بین کارمندان، استخدام و کارهای سخت و وقت‌گیر دیگر را انجام می‌دهند تا شما و کارمندان‌تان بر روی هدف اصلی شرکت تمرکز کنید و شرکت را در جاده ترقی پیش ببرید. در این راهنمای کامل منابع انسانی یاد می‌گیریم که مدیر منابع انسانی کیست؟ چه وظیفه‌ای دارد و چگونه می‌توانید خودتان تیم منابع انسانی‌تان را بسازید. همچنین به نقش‌ها و سمت‌های منابع انسانی می‌پردازیم و تک تک آن‌ها را توضیح می‌دهیم تا بتوانید با توجه به بودجه شرکت بهترین نقش‌هایی که نیاز دارید را پیدا کنید.
تیم مدیریت منابع انسانی چیست؟
مدیریت منابع انسانی شخص یا گروهیست که تمام چیز‌ها یا همان «منابع» مربوط به کارکنان را مدیریت می‌کند.
کارهایی همانند استخدام، تأمین بودجه، آموزش نیرو، مدیریت و بررسی سودها و ضررها، بررسی رضایت شغلی و ساخت و توسعه فرهنگ و رویه کاری. البته وظایف و کارهای مدیریت تنها به این موارد ختم نمی‌شوند.
با توجه به تعریف بالا از مدیریت منابع انسانی می‌توان درک کرد که موفقیت بدون وجود آن چقدر سخت خواهد بود. به همین خاطر است که شرکت‌های کوچک و حتی متوسط نیز بخش مدیریت منابع دارند که تمام کارهای مدیریت، اشتغال و توسعه را بین کارمندان و شرکت بر عهده دارند. مدیریت منابع انسانی به این سبب وجود دارد تا شما و کارمندان با خیال راحت و با موفقیت کارهایتان را انجام دهید.
وظایف مدیریت منابع انسانی
مدیریت رابطه‌های کارمندان
مدیریت منابع انسانی علاوه بر مدیریت رابطه شرکت-کارمندی، رابطه بین کارمندان را نیز مدیریت می‌کند. یعنی آن‌ها تلاش می‌کنند که یک تعامل و رفتار مناسب بین تمام کارمندان شرکت وجود داشته باشد تا آن‌ها نسبت به کارشان احساس رضایت داشته باشند و خودشان را وقف کار کنند و باعث رشد شرکت شوند. مهم نیست مشکل فردی باشد یا مربوط به کار، تیم مدیریت منابع در هر صورت تمام مشکلات را بررسی می‌کند و حواسش هم به شرکت شما و هم کارمندان خواهد بود.
تشکیل ساختمان استخدامی
تیم مدیریت منابع انسانی کمبودها و نیازهای شرکت شما را تشخیص داده و آن‌ها را با نیروهای با استعداد و لازم پر خواهند کرد. آن‌ها همچنین می‌توانند نیروهایی که با اهداف و انتظارات شرکت شما همخوانی ندارد را اخراج کنند. تیم مدیریت مطمئن خواهد شد که شما درست‌ترین افراد را برای پیشرفت کسب و کارتان خواهید داشت.
مدیریت رضایت شغلی کارمندان
زمانیکه کارمندان وارد شغلی شدند، شما می‌خواهید مطمئن شوید که آن‌ها هر روز با انگیزه به کار می‌آیند و ارزش شرکت را با کارشان بالا می‌برند. این انگیزه و علاقه با رضایت شغلی مرتبط است. اگر کارمندان شما واقعا از کار و موقعیتشان راضی باشند حتی در شرایط سخت نیز راه را برای موفقیت آسان خواهند کرد. مدیریت منابع انسانی تضمین می‌کند که کارمندان شما در نقششان راضی هستند و اگر احساس نارضایتی و یا ناراحتی داشتند، با آن‌ها صحبت کرده و مشکلشان را حل خواهد کرد.
مدیریت مزایای شغلی
داشتن مزایای شغلی مناسب می‌تواند باعث جذب و نگه داشتن نیروهای نخبه و مفید شود و سودمندی کارمندان را افزایش دهد. بنابراین در موفقیت شرکت شما نقش بسیار مهمی دارد. مدیریت منابع مسئولیت تعیین و مدیریت این مزایا را بر عهده خواهد گرفت. مزایای شغلی باعث رضایت شغلی و افزایش اعتماد و علاقه کارمندان به کار و شرکت شما خواهد شد.
مدیریت مالی
تمام پرداخت‌ها و سود و زیان‌های کار توسط تیم مدیریت منابع انسانی کنترل می‌شود که شامل حقوق کارمندان، برنامه واریز، مالیات‌ها، وام و غیره می‌شود. اگر کارمندی ترفیع درجه بگیرد و یا از مزایای جدیدی برخوردار شود، مدیریت منابع انسانی تمام تغییرات در حساب و کتاب را کنترل خواهد کرد.
برنامه‌ریزی برای شرکت
مدیریت می‌تواند به شما در ساخت، تعمیم و نگهداری برنامه شرکتتان به شما کمک کند. برنامه‌ای که فلسفه و رویه شرکت را، به نحوی که شما کارمندان را مدیریت می‌کنید، پوشش دهد و به وسیله آن بدانید که چگونه منابع خود را به صورت درست تقسیم کنید.
آموزش نیروهای جدید
قبل از اینکه تازه‌کاری شروع به کار کند، تیم مدیریت منابع به آن‌ها آموزش‌ها و راهنمایی‌های لازم را خواهند داد. چه روز اول باشد و چه شش ماه گذشته باشد این بسیار مهم است که کارمند جدیدتان در شغلش احساس راحتی و آرامش کند. این راه بسیار خوبی برای بیان انتظارات و آماده کردن آن‌هاست تا بتوانند هر چه زودتر به نوبه خودشان تاثیری بر روی روند شرکت داشته باشند.
ساخت استانداردهای فرهنگ کاری
مدیریت منابع به شما در ساخت فرهنگ کاری که شامل فلسفه، شرح ماموریت و محیط کاری است، به شما کمک خواهد کرد. به کمک مدیریت منابع می‌توانید علاوه بر موارد گفته شده استانداردهای اخلاقی، ارزش‌ها، اهداف، و انتظارات را بسازید و مدیریت کنید. مدیریت منابع می‌تواند فعالیت‌ها و یا رویدادهایی را سازمان دهد که کارمندان درک بهتر و دقیق‌تری از فرهنگ محیط کاریشان داشته باشند.
مدیریت سلامت محیط کاری
مدیریت منابع در بنیان پروتکل‌های بهداشتی و استانداردهای سلامت به شما کمک خواهد کرد و این آموزه و استانداردها را به تمام کارمندان آموزش خواهد داد. استانداردهای سلامت باید مکتوب شوند تا در صورت نیاز اگر مشکل یا سوالی برای فرد پیش آمد به آن نوشته‌ها ارجاع داده شود.
به دست گرفتن کارهای مدیریتی ضروری
بسیاری از کارهای مدیریتی توسط مدیریت منابع انسانی انجام می‌شود. این کارها شامل کارهای اداری همانند مالیات، استخدام نیرو، مدیریت اطلاعات و نگهداری از قراردادهای کارمندان است.
چگونه در ۱۰ قدم دپارتمان مدیریت منابع انسانی بسازیم؟
ما در این مقاله ده قدم (بدون ترتیب اجرا) برای ساخت تیم مدیریت منابع انسانی موفق بیان کرده‌ایم. چه برای سازمان‌های نو و چه برای سازمان‌های بزرگ و با تجربه این موارد می‌تواند مفید باشد و باید به آن‌ها توجه کنید.
۱) برای شرکتتان برنامه بچینید
برای شرکتتان برنامه بچینید تا بتوانید تمام موقعیت‌های لازم برای پر کردن توسط نیروی جدید را پیدا کنید. این کار شامل در نظر گرفتن تغییر موقعیت کارمندان به نقش جدید و یا حتی حذف آن‌ها به صورت کامل از شرکت نیز می‌شود.
۲) برای مدیریت منابع انسانی بودجه در نظر بگیرید
شما برای ساخت دپارتمان و همچنین استخدام و پشتیبانی از تیم مدیریتی به بودجه نیاز دارید. این بودجه برای برنامه‌هایی که توسط مدیریت منابع انسانی انجام خواهد شد نیز اختصاص دارد.
۳) برنامه واریز بنویسید
شما باید برنامه پرداختی داشته باشید که پاسخگوی نیاز تمامی کارمندان در هر سطح باشد. کارمندان از شما انتظار دارند چگونگی، زمان و دوره پرداختشان را هنگامی که استخدام می‌شوند بدانند. این اطلاعات همچنین در تشخیص محدوده حقوق ماهیانه کارمندان هم مفید خواهد بود.
۴) توضیحات شغلی را بنویسید
قرار دادن توضیحات شغل مدنظر در وبسایت‌هایی مانند لینکدین یا گلسدور از راه‌های خوب برای جذب نیرو است. شما باید توضیحات شغلی تمام سمت‌های مدیریت منابع انسانی که قرار است در شرکت فعالیت کنند را بنویسید. بعد از مدتی در همین حین که تیم مدیریت منابع را تشکیل می‌دهید، نیروهای جدید می‌توانند شما را در نوشتن توضیحات شغل کمک کنند.
۵) برنامه مزایای شغلی را به صورت واضح بنویسید
داشتن برنامه تمیز و کامل در جذب و نگهداری نیروی کار بسیار حیاتی است. شما باید بتوانید برای نیروهای جدید تمام مزایای شغلی را توصیف کنید تا آن‌ها در مورد شغل پیشنهادی حس خوبی داشته باشند و تصمیم بگیرند به شرکت شما ملحق شوند.
۶) دفتر کارمندان بسازید
داشتن دفتر کارمندان (چه به صورت دیجیتال و چه به صورت چاپی) روش عالی برای یادداشت انتظارات کارمندان همانند اخلاق، امنیت، سلامت، و فرهنگ از همان روز اول است. دفتر شما باید شامل تمام سوالات مرتبط با این موضوعات باشد.
۷) استانداردهای سلامتی و ایمنی بنویسید
کارمندان شما به طور تقریبی تا هشت ساعت در اداره کار خواهند کرد. پس محیط شما باید محیطی سالم و ایمن برای آن‌ها باشد تا بتوانند زمان زیادی را مشغول به کار سپری کنند. اگر یکی از کارمندان شما دچار مشکل سلامت جسمی یا روحی شود، سخت است که از آنان انتظار کار مفید داشته باشید.
برای جلوگیری از این امر، شما باید استانداردهای سلامتی و ایمنی را تنظیم کنید که در دفتر کارمندان ذکر شده باشد. روشتان را برای گونه‌های مختلف مشکلات فردی ، اورژانسی و سایر مشکلات غیرمنتظره و یا موقعیت‌های خطرناک بیان کنید تا هر فردی بتواند در این موقعیت‌ها از پس خودش بربیاید.
۸) مدارک مدیریتی جمع کنید
شاید شما یک دستیار برای جمع‌آوری و مدیریت مدارک شرکت داشته باشید اما با این وجود مدارک بسیار بیشتری هستند که باید جمع‌آوری، مرتب‌سازی و مدیریت شوند. این مدارک شامل استخدامی ها، برنامه مزایای شغلی، اسناد مالیاتی و جزئیات صورتحساب و واریزهای شرکت می‌باشد.
۹) به قوانین کشوری توجه کنید
در کشور آمریکا قوانینی وجود دارد که شرکت‌ها را ملزم می‌سازد تا پوسترهای خاصی را در اداره آویزان کنند که برای همه افرادی که وارد آن محل می‌شوند قابل رویت باشد. بعضی از این پوسترها ممکن است در گذر زمان تغییر کنند پس حواستان به قوانین و نیازهای کشور و محل باشد.
۱۰) پروسه بازخورد و عملکرد بسازید
موفقیت و رضایت شغلی کارمندان از اصلی‌ترین دلایل یک شرکت موفق است. با ساخت یک پروسه منظم عملکرد و بازخورد می‌توانید مطمئن شوید که هر فردی در یک استاندارد خاص که شما و تیم مدیریتی ساخته خواهد ماند.
با ارزیابی عملکرد کارمندان می‌توانید از تمام پتانسیل موجود کارمندان استفاده کنید. در این حین باید به رضایت شغلی کارمندان نیز توجه کنید که آن‌ها نیز بهمراه شرکت شما رشد کرده و از عضو بودن در تیم شما لذت ببرند.
در ساخت تیم مدیریت منابع انسانی باید دنبال چه چیز باشیم؟
حال که با وظایف و پیش نیازهای ساخت تیم مدیریت آشنا شدیم بهتر است با افرادی که باید استخدام کنید آشنا شوید و بدانید در چه سطح از آموزش و تجربه شغلی باشند.
مدرک آموزشی و پیش زمینه مدیریت
بسیاری از افرادی که مشغول به این کار هستند معمولا با هدف مدیریت درس نخوانده‌اند. اگر در میان متقاضیان افراد مشابه این دیده شود، چند فاکتور مهم وجود دارد که می‌تواند نشان دهنده این باشد که شما بهترین گزینه را پیدا کرده‌اید:
- داشتن مدرک مدیریت منابع انسانی از سازمان مورد تایید همانند HR Certification Institute
- روحیه کاری عالی، شخصیت و داشتن توانایی حل مسئله و استراتژیک بودن.
مهم است فردی را پیدا کنید که تصویر خوبی از شرکت شما را جلوه دهد و همچنین در کار خود خبره باشد. اگر چنین فردی را دیدید می‌توانید به آن‌ها این فرصت را بدهید که مدرک مدیریت منابع یا تحصیلات دیگری را حین کار در شرکت شما کسب کنند.
اگر در مورد استخدام به دنبال افراد واردتری هستید این معیارها را نیز در نظر داشته باشید:
- مدرک لیسانس در رشته های مدیریت منابع انسانی، مدیریت بازرگانی یا رشته‌های مرتبط
- مدرک کارشناسی ارشد در رشته مدیریت منابع انسانی، مدیریت بازرگانی یا رشته‌های مرتبط
- سابقه مدیریت منابع انسانی در شرکت دیگر
نقش‌های موجود در دپارتمان مدیریت منابع انسانی
در ادامه به معرفی نقش‌های موجود مدیریت منابع می‌پردازیم. بسته به اندازه، شرکت شما شاید همه این موقعیت‌های ذکر شده در پایین را نیاز نداشته باشد. همچنین درجه و موقعیت هر نقش بسته به شرکت شما می‌تواند متفاوت باشد اما دیاگرام زیر می‌توانید یک ایده کلی از دپارتمان مدیریت منابع انسانی دهد.
خوب حالا هر نقشی در این دیاگرام چه کاری انجام می‌دهد؟ و فرق بین این موقعیت‌ها چیست؟ در ادامه به بررسی این سوالات خواهیم پرداخت.
نقش‌های سطح مبتدی در مدیریت
این گروه شامل افرادیست که همچنان در حین تحصیل هستند و یا اخیرا فارغ‌التحصیل شده‌اند. نقش آنان می‌تواند شامل دستیار و کارآموز مدیریت، کارشناس متخصص، کارشناس عمومی و یا استخدام‌کننده باشد.
دستیار مدیریت
این افراد اغلب مسئولیت کارهای اداری همانند مرتب کردن استاد، تکمیل اطلاعات فرد تازه استخدام شده و یا سایر کارهای لازم را دارند.
کارشناس متخصص
کارشناسان متخصص معمولا برو روی بخش خاص همانند توسعه مدیریت، کنترل منابع، و یا توسعه سازمان‌دهی تمرکز می‌کنند و در آن حوزه خبره می‌شوند. برای مثال یک کارشناس متخصص بررسی سود باید اطلاعات سوددهی شرکت را درک کند و بتواند آن‌ها را به کارمندان دیگر و نیروهای جدید توضیح دهد.
کارشناس عمومی
بر خلاف کارشناسان متخصص، کارشناسان عمومی اطلاعات متعدد در چند زمینه دارند. افراد در این نقش معمولا به کارهایی همانند بررسی روابط کارمندان، محیط کار و یا حساب شرکت رسیدگی می‌کنند.
استخدام کننده
تنها وظیفه مهم استخدام کننده، استخدام فرد با لیاقت و مهارت برای شرکت شماست تا به کمک آن‌ها بتوانید خلا شرکت را پر کنید و هر روز شرکتتان را گسترده‌تر و موفق تر از قبل کنید.
نقش‌های سطح متوسط در مدیریت
اگر فردی از سطح مبتدی شروع کرده و روز به روز تجربه بیشتری کسب کند، در نهایت احتمالا به سطح متوسط راه پیدا می‌کنند. مثال‌هایی از این شغل‌ها عبارتند از کارشناس متخصص ارشد، مدیران منابع انسانی، و استخدام‌کننده‌های ارشد.
کارشناس متخصص ارشد
این افراد معمولا از کارشناس متخصص ترفیع درجه پیدا می‌کنند. کار آن‌ها معمولا شامل نوشتن توضیحات کار برای نقش‌های خاص و فنیست که در حوزه کاریشان است. آن‌ها این افراد را آموزش می‌دهند و بر روی سایر کارشناسان متخصص که به تازگی وارد کار شده‌اند نظارت می‌کنند. کارشناسان متخصص ارشد به عنوان متخصصین درجه بالا شرکت بدون توجه به حوزه کاریشان در نظر گرفته می‌شوند.
مدیر منابع انسانی
یک مدیر منابع انسانی بر روی گروه یا کارمندان منابع انسانی نظارت می‌کند. آن‌ها معمولا کارهای پیچیده‌تر مانند ساخت و مدیریت سیاست‌های سازمان، ارزش‌ها و فرهنگ شرکت را انجام می‌دهند.
استخدام‌کننده ارشد
استخدام‌کننده ارشد معمولا بر روی استخدام‌کننده‌های دیگر نظارت می‌کند و شناخت کاندیدهای مناسب برای شرکت را بر عهده دارد. استخدام‌کننده ارشد می‌تواند به صورت جدا و یا حتی عضو فعلی شرکت شما باشد و این بسته به تصمیم شما با توجه به بودجه و منابع موجودتان است.
نقش‌های سطح بالا در مدیریت
اگر فردی به طور عمده در کارشان به عنوان عضوی از مدیریت منابع انسانی بماند، می‌توانند به سطح بالا ارتقا درجه پیدا کنند. نقش‌های این گروه عبارتند از مشاور منابع انسانی، رئیس منابع انسانی، مدیر استخدامی، معاون ریاست منابع انسانی و رئیس کل منابع انسانی.
مشاور مدیریت منابع انسانی
مشاور معمولا بر روی تمامی مدیران دپارتمان نظاره می‌کند و مطمئن می‌شود که تمام کارها بر طبق قوانین و مقررات است. آن‌ها می‌توانند بر روی سیاست خاصی که مربوط به مدیریت منابع است اعتراض کند. افراد در این شغل می‌توانند به صورت مجزا با توجه به بودجه شما استخدام شوند.
رئیس منابع انسانی
اگر مدیر منابع انسانی ترفیع درجه بگیرد معمولا به سمت رئیس منابع انسانی نائل می‌شود. رئیس منابع انسانی معمولا بر روی تمامی فعالیت‌های دپارتمان نظارت دارد و مستقیما به مدیر کل شرکت گزارش می‌دهد.
مدیر استخدامی
مدیر استخدامی بر روی فرایند استخدام و تیم استخدام‌کننده ها نظارت دارد. آن‌ها همچنین برنامه را به صورتی تنظیم می‌کنند که فرد استخدامی استعدادهایی دقیق مطابق نیازهای شرکت داشته باشد.
معاون ریاست منابع انسانی و رئیس کل منابع انسانی
در شرکت‌های بزرگتر به دلیل زیاد بودن حوزه‌های استخدام این افراد مستقیما با مدیر کل شرکت در ارتباط بوده و روند دپارتمان را گزارش می‌دهند و اهداف را تعیین می‌کنند.
نتیجه‌گیری
داشتن یک تیم منابع انسانی بسیار در موفقیت کسب و کار شما تاثیرگذار است. دپارتمان منابع انسانی تمامی روابط کارمندان، استخدام، آموزش، توسعه شغل و پیدا کردن نیاز، سود و زیان ، و فرهنگ شرکت را مدیریت خواهد کرد. بدون منابع انسانی کارمندان شما نمی‌توانند به راحتی کار کنند. پس از حالا به تعداد افراد مورد نیاز فکر کنید و خودتان تیم مدیریت منابع انسانی را بسازید تا شرکت شما بیشتر از قبل بتواند رشد و پیشرفت کند.
منبع: hubspot
