چطور تیم‌هایی با عملکرد عالی در سازمان داشته باشیم؟

گروه مجموعه‌ای از ۲ یا چند نفر است که با یکدیگر رابطه‌ی متقابل دارند. این افراد گرد هم می‌آیند تا به هدف‌های خاصی دست پیدا کنند. این افراد به صورت رسمی و غیررسمی فعالیت می‌کنند و در کار گروهی شرکت می‌کنند. گروه رسمی همان ساختار سازمانی است که در آن گروه‌های کاری و نوع کارهایی که باید انجام شود، مشخص است. در گروه‌های رسمی رفتار فرد و گروه مشخص شده و مسیری که باید برای دستیابی به هدف‌های سازمان پیمود، تعیین گردیده است.

گروه‌های غیررسمی مجموعه‌هایی بدون ساختار هستند و اغلب به دلیل نیازهای اجتماعی شکل می‌گیرند. علاوه بر این می‌توان گروه‌ها را به صورت گروه حاکم، گروه تخصصی، گروه ذی‌نفع و گروه دوستی هم تفکیک کرد که گروه حاکم و تخصصی در سازمان‌های رسمی شکل می‌گیرند و گروه‌های ذی‌نفع و دوستی در تشکیلات غیررسمی به وجود می‌آیند.

چرا افراد به گروه‌ها می‌پیوندند؟

امنیت: فرد با پیوستن به گروه، از تنهایی نجات پیدا کرده و احساس امنیت می‌نماید. کسی که عضو گروه شود، احساس قدرت بیشتری می‌کند. شک و تردیدی که از خود دارد، کاهش می‌یابد و در برابر تهدیدات بهتر مقاومت می‌کند.

• مقام: پیوستن به گروه از این نظر اهمیت دارد که عضو گروه به شهرت می‌رسد و گروه به اعضای خود حیثیت و احترام می‌دهد.
• احساس ارزش شخصی (مناعت): گروه باعث می‌شود که شخص احساس داشتن ارزش و احترام برای خود کند. گروه نه تنها این پیام را به افراد خارج از گروه مخابره می‌کند که اعضا دارای ارزش و احترام هستند بلکه موجب می‌شود تا افراد در درون گروه دارای حیثیت و اعتبار شوند.
• وابستگی: افراد می‌توانند با پیوستن به گروه نیازهای اجتماعی خود را تامین کنند. رابطه‌ی متقابل با سایر اعضا به فرد آرامش خاطر می‌دهد. از نظر بسیاری از افراد این روابط به صورت منابع اصلی تامین‌کننده‌ی نیازهای اجتماعی درمی‌آید.
• قدرت: آن‌چه به تنهایی میسر نگردد، از طریق گروه امکان‌پذیر می‌شود.
• تامین هدف: در بسیاری از اوقات، مدت زمان زیادی طول می‌کشد تا یک فرد بتواند کار خاصی را انجام دهد، در سایه‌ی همفکری و همکاری می‌توان کارهای مشکل را آسان‌تر ساخت.

موضوعات اصلی و مهم در یک گروه

نقش

هر شخصی با توجه به اتفاقاتی در زندگیش رخ داده، نقش‌های مختلفی را بر عهده می‌گیرد. به عنوان مثال، یک خانم ۳۰ ساله که کارمند یک شرکت خصوصی است، علاوه بر فعالیت در شرکت و نقش کارمندی، نقش‌های دیگری هم‌چون خانم خانه‌دار، مادر بچه‌ها، عضو یک باشگاه، انجمن اولیا و مربیان و همسری را بر عهده دارد. بسیاری از این نقش‌ها با هم سازگار هستند و برخی هم موجب تضاد و تعارض می‌شوند.

به عنوان مثال، فرض کنید خانم ۳۰ ساله‌ی مذکور به تازگی ارتقا گرفته و باید از شهرستان به تهران نقل مکان کند، اما همسر و دخترش نمی‌توانند با او همراه شوند. این اتفاق با نقش مادری و همسریش سازگار نیست.

هنجارها

هر گروهی هنجارهای خاص خود را تعیین می‌کند. برای مثال، امکان دارد هنجارهای گروه مشخص کند که اعضای گروه به هنگام کار چه نوع لباسی بر تن داشته باشند و در چه زمانی درخواست مرخصی نمایند، با چه کسانی ناهار صرف کنند و پس از تعطیل شدن سازمان با چه کسانی به تفریح بروند و یا طرح دوستی بریزند. البته احتمال دارد بیشتر هنجارهای رایج مربوط به فرآیند عملکرد باشد. اصولا گروه‌های کاری به اعضای سازمان می‌گویند که چگونه باید کار کنند، مشخص کنند که کار باید چگونه انجام شود، میزان تولید در چه سطحی باشد و از این قبیل. وجود چنین هنجارهایی می‌تواند بر عملکرد کارکنان اثراتی داشته باشد.

نکته‌ای که باید در مورد هنجارها توجه داشته باشید، اینست که گروه بر اعضای خود فشار وارد می‌آورد تا رفتار خود را با استانداردهای گروه سازگار نمایند. اگر افراد یک گروه هنجارها را نقض کنند باید منتظر واکنش گروه باشند و در مواردی هم توبیخ و تنبیه خواهند شد.

انسجام

گروه‌ها از نظر انسجام با یکدیگر متفاوت‌اند; یعنی میزانی که اعضای گروه به یکدیگر جذب می‌شوند و تحریک می‌گردند تا در گروه باقی بمانند. برای مثال، برخی از گروه‌ها دارای انسجام زیاد هستند، زیرا اعضا مدت زیادی از وقت و عمر خود را با یکدیگر می‌گذرانند، یا اندازه و بزرگی گروه چندان زیاد نیست و مساله روابط متقابل یا تعامل تسهیل می‌گردد، یا این‌که گروه متوجه تهدیدات خارجی شده است که در نتیجه اعضا به یکدیگر نزدیک‌تر شده‌اند. اهمیت انسجام در اینست که با میزان تولید رابطه‌ی مستقیم دارد.

تحقیقاتی که درباره‌ی رابطه انسجام و تولید یا بازدهی گروه انجام شده، نشان‌ داده است که بین عملکرد و انسجام گروه رابطه‌ی مستقیم برقرار است. اگر انسجام گروه زیاد باشد، اعضا بیشتر در صدد تامین هدف‌های گروه برمی‌آیند.

اندازه یا بزرگی گروه و نقش آن در عملکرد کار گروهی

آیا اندازه و بزرگی گروه بر رفتار کل اعضا اثر می‌گذارد؟ پاسخ به صورت قطعی مثبت است. مدارک و شواهد بیانگر اینست که هر قدر گروه کوچک‌تر باشد، کارها را سریع‌تر انجام می‌دهند. ولی اگر گروه درصدد حل یک مساله باشد، گروه‌های بزرگ در مقایسه با گروه‌های کوچک‌تر به نتایج بهتری می‌رسند. بیان عدد و ارقام درباره‌ی اندازه یا بزرگی گروه باعث می‌شود که کار تا اندازه‌ای مخاطره آمیز گردد، ولی باز هم می‌توانیم اعداد و ارقامی را ارائه کنیم.

گروه‌های بزرگ (۱۲ نفر یا بیشتر) برای انجام کارهایی خوب است که باید منابع متعدد و مختلف به مصرف برسد. بنابراین، اگر موجودیت گروه برای حقیقت‌یابی باشد، گروه بزرگ‌تر اثربخش‌تر خواهد بود. از سوی دیگر برای انجام کارهای کوچک گروه‌های کوچک‌تر موثرتر واقع می‌شوند، بنابراین، گروهی که اعضای آن را ۷ نفر تشکیل دهند، گروهی نسبتا اثربخش خواهد بود.

در یکی از مهم‌ترین دستاوردهای تحقیقاتی که بر روی اندازه یا بزرگی گروه انجام شده، پدیده‌ای به دست آمد که آن را نقصان‌پذیری گروه می‌نامند. مقصود از نقصان‌پذیری گروه این است که افراد در گروه (در مقایسه با حالت فردی) کار و تلاش کمتری می‌کنند. این شیوه‌ی استدلال، درست مخالف با استدلالی است که بر آن اساس تولید یا بازدهی گروه از مجموع تولید یا بازدهی تک تک اعضای تشکیل دهنده‌ی گروه بیشتر است.

یکی از دستاوردهای گروه اینست که اعضای گروه چنین احساس کنند یا دارای چنین روحیه‌ای شوند که تلاش فردی باید بیشتر شود و همین روحیه موجب گردد تا تولید یا بازدهی کلی گروه افزایش یاید. در دهه‌ی ۲۰ یک روانشناس آلمانی به نام رینگلمن نتیجه‌ی عملکرد فرد و گروه را در کار طناب‌کشی با هم مقایسه کرد. او انتظار داشت که تلاش گروه برابر باشد با مجموع تلاش‌های افرادی که در آن گروه قرار داشتند. یعنی ۳ نفر که با هم طنابی را می‌کشیدند، باید سه برابر یک نفر عمل می‌نمودند و ۸ نفر می‌بایستی ۸ برابر یک نفر طناب می‌کشیدند، ولی نتایج چیز دیگری بود. گروه‌های سه نفری، نیرویی معادل ۲.۵ برابر میانگین عملکرد فرد به وجود می‌آوردند.

تکرار این تحقیقات هم نتایج مشابهی به ارمغان آورد. افزایش اندازه یا بزرگی یک گروه بر عملکرد گروه اثر منفی می‌گذارد.

نقصان‌پذیری گروه چه نتایجی را به ارمغان می‌آورد؟ شاید به این دلیل باشد که هر یک از اعضای گروه به این می‌اندیشند که سایر اعضای گروه تلاش لازم را انجام نمی‌دهند، اگر گسیی ببیند که دیگران همکاری می‌کنند، او هم‌چنین همکاری خواهد کرد. توجیه دیگر توزیع مسئولیت است. از آن‌جا که نتیجه‌ی کار گروهی را نمی‌توان به شخص خاصی نسبت داد، رابطه‌ی بین میزان نیرویی که تک تک افراد گروه به مصرف می‌رساند و مقصود یا بازده گروه در توده‌ای از ابر تیره پوشیده می‌شود. در چنین شرایطی فرد وسوسه می‌شود که سواری بگیرد و یا بر قایق دیگران سوار شود. به عبارت دیگر، فرد زمانی که می‌بیند فعالیت‌های وی در گروه چندان مورد ارزیابی قرار نمی‌گیرد، از بازدهی خود و تلاشش خواهد کاست.

ترکیب گروه

فعالیت‌های گروه مستلزم داشتن مهارت‌های مختلف و دانش زیاد است، اگر اساس فرض خود را بر این بگذاریم، در آن صورت معقول است که بگوییم گروه‌های نامتجانس (گروهی متشکل از افراد مختلف) بیش از گروه‌های متجانس و هم‌جنس بازدهی دارد. چون اعضای گروه نامتجانس دارای توانایی‌ها، اطلاعات، عقاید و مهارت‌های مختلف هستند و به احتمال بیشتر این گروه برای انجام کارها به صورت موثر، دارای توانایی‌ها و ویژگی‌های لازم باشد. چنین ترکیبی ممکن است موجب تضاد و تعارض بیشتر شود، اما شواهد نشان می‌دهد که اثربخش‌تر است.

تصمیم گیری گروه و نقش آن در عملکرد کار گروهی

گفته‌‌اند که دو مغز بهتر از یک مغز فکر می‌کنند. آیا این موضوع صحیح است؟ سیستم حقوقی آمریکا و بسیاری از کشورهای دیگر بر این باور گذارده شده است. این باور، گسترش یافته و به دنیا رسیده که امروزه بسیاری از تصمیمات سازمان‌ها در سطح گروه، تیم یا کمیته گرفته می‌شود. در ادامه فرآیند تصمیم‌گیری گروه را مورد بررسی قرار می‌دهیم و با تصمیم‌گیری‌های فردی مقایسه می‌کنیم، یعنی مقایسه گروه با فرد.

یکی از مزیت‌های عمده‌ی تصمیم‌گیری‌های فردی، سرعت آن است. فرد نیازی ندارد تا تشکیل جلسه بدهد و وقت زیادی را صرف بحث درباره راهکارها کند. زمانی‌که مشکلی پیش می‌آید، او از این مزیت برخوردار است که بتواند به سرعت تصمیم بگیرد. تصمیماتی که به وسیله‌ی فرد گرفته می‌شوند، از نظر مسئولیت و کسی که باید حساب پس دهد، بسیار روشن است. به خوبی مشخص است چه کسی تصمیم گرفته، بنابراین، نتیجه‌ی کار بر عهده‌ی وی بوده و او هم مسئولیت را می‌پذیرد. اما اگر مسئولیت تصمیم بر عهده‌ی گروه گذارده شود، مساله تا اندازه‌ای مبهم می‌گردد.

سومین مزیت تصمیم‌های فردی این است که در چنین تصمیم‌گیری‌هایی ثبات رویه در ارزش‌ها وجود دارد. تصمیماتی که به وسیله‌ی گروه گرفته می‌شود، دستخوش کشمکش‌ها و برخورد قدرت‌های بین گروه قرار می‌گیرد. همانند تصمیمات مجالس قانون‌گذاری. اگرچه فرد نیز در تصمیمات خود برای همیشه و به صورت کامل پایدار و باثبات نیست، ولی در مقایسه با گروه از ثبات بیشتری برخوردار است.

اما در گروه اطلاعات و دانش بیشتر و کامل‌تر است. اطلاعاتی که از چندین منبع گرفته می‌شود، به گروه این امکان را می‌دهد که بار اطلاعاتی تصمیماتش را سنگین‌تر کند. علاوه بر افزایش بار اطلاعاتی، گروه می‌تواند در سطح ناهمگن و غیرمتجانس تصمیم بگیرد. بدین وسیله دیدگاه‌های مختلف ارائه می‌گردد و راه‌حل‌ها و رهیافت‌های بیشتری موردتوجه قرار می‌گیرد. مدارک و شواهد نشان می‌دهد که همیشه عملکرد گروه در تصمیم‌گیری از بهترین فرد هم، بهتر است.

بنابراین، در ارتباط با این‌که تصمیم‌گیری باید فردی باشد یا به صورت کار گروهی ؟ می‌توان گفت بستگی به این دارد که به دنبال اثربخشی باشید یا کارایی و سرعت؟ اگر به دنبال اثربخشی هستید، بدون شک تصمیم‌گیری گروهی برتری دارد. هر چقدر راه‌حل‌های ارائه شده بیشتر باشد، گروه می‌تواند خلاقیت بیشتری داشته باشد. اما تصمیماتی که فرد می‌گیرد از نظر کارایی یا راندمان بر تصمیمات گروه برتری دارد.

همرنگ جماعت شدن و از گروه بریدن

دو زیرمجموعه یا محصول فرعی تصمیمات کار گروهی مورد توجه پژوهشگرانی قرار گرفته است که در رشته‌ی رفتار سازمانی تحقیق می‌کنند. این دو عبارتند از همرنگ جماعت شدن و از گروه بریدن.

همرنگ جماعت شدن: آیا تاکنون برای شما پیش آمده که می‌توانستید در یک گردهمایی، کلاس درس یا در یک گروه غیررسمی صحبت کنید ولی تصمیم بگیرید که چنین کاری را انجام ندهید؟ یک دلیل آن خجالت یا شرم است که به شما اجازه نمی‌دهد ابراز وجود کنید. از سوی دیگر امکان دارد شما قربانی اصلی شده باشید که آن را همرنگ جماعت شدن می‌نامند. این پدیده در موارد زیر رخ می‌دهد: هنگامی‌که اعضای گروه به شدت شیفته تصمیم می‌شوند و این اتفاق نظر و شیفتگی در حدی است که به آن‌ها اجازه نمی‌دهد واقعیت یا راه‌های عملی دیگر را مورد توجه و ارزیابی قرار دهند. چنین می‌پندارند که راه‌های دیگر به خطا می‌رود، خود را در اقلیت می‌بینند یا دیدگاه‌های دیگر را بی‌ارزش می‌پندارند.

نکاتی کاربردی برای مدیران

افرادی که می‌خواهند سازمانی را به وجود بیاورند، اصولا به صورت دوایر، تیم، کمیته یا به شکل دیگری به صورت گروه درمی‌آیند و کارها را انجام می‌دهند. علاوه‌ بر این، گروه‌های رسمی، براساس منافع مشترک یا دوستی و صمیمیت گروه‌های غیررسمی به وجود می‌آیند. برای مدیران این موضوع اهمیت دارد که به اعضای گروه توجه کنند، زیرا واقعیت اینست که رفتار گروه، مجموع رفتار افراد را تشکیل نمی‌دهد. گروه دارای ابعاد یا ویژگی‌های دیگری است که به بیش از مجموع رفتار اعضا می‌رسد.

از آن‌جا که یک خانم، نقش‌های متفاوتی ایفا می‌کند و به صورت همزمان به عنوان خانم خانه‌دار، مادر بچه‌ها، عضو کلیسا و … فعالیت می‌کند، بنابراین، شناخت رفتارها و نقش‌های گوناگونی که امکان دارد یک نفر ایفا کند، اهمیت زیادی دارد. آگاهی از نقشی که یک فرد ایفا می‌کند، باعث می‌شود که بهتر بتوان با او کار کرد. زیرا او باید به شیوه‌ای رفتار کند که در هر موقعیت و شرایطی، انتظارات دیگران را برآورده سازد.

هنگامی‌که یک نفر طبق انتظار، نقش خود را ایفا نماید، برای افراد این امکان به وجود می‌آید که بهتر بتوانند رفتار وی را پیش‌بینی نمایند. هنجار باعث می‌شود که رفتار گروه تحت کنترل درآید، زیرا گروه استانداردهایی را برای کارهای خوب یا بد تعیین می‌کند. آگاهی از هنجار گروه باعث می‌شود که بتوان نوع نگرش و رفتار اعضا را توجیه کرد. آیا مدیر می‌تواند هنجارهای گروه را کنترل کند؟ در پاسخ باید گفت که این کار به صورت کامل امکان‌پذیر نیست. ولی شخص مدیر می‌تواند در هنجارهای گروه اثر بگذارد. مدیر می‌تواند به شیوه‌های زیر بر هنجارهای گروه اثر بگذارد: به صورتی روشن و واضح نوع رفتار مطلوب را ابراز نماید، به صورت منظم رفتارهای موردنظر و برتر را تقویت نماید و برای رفتارهای مطلوب و قابل قبول پاداش‌هایی در نظر بگیرد.

آیا مدیر باید خواستار انسجام گروه گردد؟ در پاسخ باید گفت به صورت مشروط آری و شرط آن نوعی هماهنگی است که باید بین هدف‌های گروه و سازمان وجود داشته باشد. مدیر باید گروهی را تشکیل دهد که هدف‌هایش با هدف‌های سازمان سازگار باشد. اگر چنین گروهی تشکیل شود در آن صورت انسجام در سطح بالا می‌تواند عملکرد سازمان را بهبود بخشد.

اگر مدیر از پدیده‌ای به نام نقصان‌پذیری گروه استفاده کند، می‌تواند بر کار گروهی اثرات زیادی بگذارد. گاهی مدیران از مجموعه کارهای گروه استفاده می‌کنند و بدان وسیله می‌کوشند تا روحیه‌ی افراد را بالا ببرند، آن‌ها هم‌چنین می‌کوشند تا هر کاری که انجام شده، به حساب فردی مشخص بگذارند و بدین وسیله باعث تقویت روحیه و رفتار او گردند. در جایی که مدیر بدین گونه عمل نمی‌کند، باید زیان حاصل از تشکیل گروه را با سودی که از طریق جلب رضایت کارگر به دست می‌آمد، مقایسه کند.

پدیده‌ای به نام ترکیب گروه وجود دارد که مدیر به هنگام تشکیل گروه‌های رسمی و استفاده از گروه برای تصمیم‌گیری، از این پدیده استفاده می‌کند. برای بهبود عملکرد گروه، مدیر باید افرادی را به عضویت آن بپذیرد که دارای دیدگاه‌های متفاوت در رابطه با مساله باشند. ولی اگر این اختلاف‌ها بر عملکرد گروه تاثیر منفی گذاشت، نباید شگفت‌زده شد. مدیر باید شکیبا و بردبار باشد. اعضای گروه به تدریج متوجه اختلاف نظرهای یکدیگر می‌شوند و پس از گذشت اندک زمانی عملکرد بهبود می‌یابد.

اگر اعضای گروه متوجه شوند که سازمان در دادن مقام به آن‌ها مساوات را رعایت نکرده است، سازمان در تامین هدف‌های خود چندان موفق نخواهد بود، چون بیشتر توجه اعضا به حل مساله نابرابری معطوف می‌گردد. هنگامی‌که در سازمان رعایت عدل و انصاف نشود، مدیر با اعضایی روبرو است که تلاش نمی‌کنند، همواره سازمان را سرزنش می‌کنند، در کارهای دیگر اعضا که مقام بهتری را اخذ کرده‌اند دخالت می‌کنند و به هر گونه‌ای که شده، کم کاری می‌کنند. اگر مدیر بتواند شیوه‌ی دادن پست و مقام سازمانی را کنترل نماید، در این‌صورت باید مطمئن باشند که افراد نسبت به عملکرد مدیر خوش‌بین خواهند بود. چنین به نظر می‌رسد که تخصیص پست و مزایای حاصل از آن به فردی که شایسته آن نیست بر کار گروهی اثرات منفی بگذارد.

سرانجام اگر مدیر به هنگام تصمیم‌گیری از گروه استفاده می‌کند، باید بکوشد تا پدیده‌ی همرنگ جماعت شدن را به حداقل ممکن برساند. می‌توان افراد را تشویق کرد تا آن‌چه در توان دارند، خرج کنند، به ویژه می‌توان به گونه‌ای رفتار کرد که افراد ساکت و غیرفعال را وارد بحث‌های گروهی کرد.

تفاوت گروه با تیم

تیم با گروه فرق دارد. همان‌طور که گفتیم گروه به دو یا چند نفر گفته می‌شود که رابطه و وابستگی متقابل با یکدیگر دارند. این افراد گرد هم می‌آیند تا به هدف‌های خاصی دست پیدا کنند. در یک گروه کاری افراد به سبب وجود رابطه‌ی متقابل، اطلاعات مبادله کرده و به یکدیگر کمک می‌کنند تا تصمیمی گرفته شود و در حوزه‌ی مسئولیت خود یکدیگر را یاری می‌دهند.

در یک گروه عملکرد افراد در مجموع به صورت کار گروهی درمی‌آید و هر یک از افراد در انجام این کار نقش و سهم خاصی دارند، به اصطلاح هم‌افزایی مثبت مطرح نیست و الزامی هم نیست که کار گروهی از مجموع تلاش اعضا بیشتر شود.

در تیم‌ها پدیده‌ی هم‌افزایی مشاهده می‌شود، تلاش افراد موجب عملکردی می‌گردد که از مجموع عملکرد اعضا بیشتر است.

چطور کار گروهی را به کار تیمی تبدیل کنیم؟

تیم‌ها خود را متعهد به تامین هدف‌های مشترک می‌نمایند، هدف‌های خاصی را تعیین می‌کنند و دارای رهبری و ساختار هستند. تیم خود را در برابر کارهای فردی و گروهی مسئول می‌داند و سیستم پاداش به گونه‌ای است که کار تیم مورد ارزیابی قرار می‌گیرد و براساس آن پاداش پرداخت می‌گردد. در تیم‌هایی که دارای عملکرد عالی هستند، اعضا اعتماد متقابل و راسخ به یکدیگر دارند.

از آن‌جا که سازمان‌ها و جوامع فردگرا پاداش را براساس موفقیت‌های فردی پرداخت می‌کنند، ایجاد چنین جو و فضایی که افراد راغب و مایل به پیوستن به تیم‌ها شوند، مشکل‌تر است. برای ایجاد تغییر در روحیه‌ی کارکنان، مدیریت باید افرادی را استخدام کند که از نظر روابط انسانی مهارت‌ بالایی داشته باشند و بتوانند به عنوان یک عضو اثربخش یا موفق در تیم مشغول به کار شوند. سپس مدیریت باید مهارت‌های لازم را به آنان بیاموزد و سیستم پاداش را بر پایه و اساس مشارکت و همکاری اعضا بگذارد.

منبع: برگرفته از کتاب رفتار سازمانی استیفن رابینز