وظایف اصلی مدیریت منابع انسانی

مدیریت منابع انسانی شاید یکی از مبهم‌ترین بخش‌های شرکت باشد. همه می‌دانند که وجود آن برای توسعه صحیح مهم است، ولی هیچکس نمی‌داند برای چه! خوب، ما در ادامه این مطلب به این موضوع خواهیم پرداخت که وظایف مدیریت منابع انسانی دقیقا چیست؟ و چه کاری انجام می‌دهد؟

در این مقاله به صورت عمیق در مورد وظایف مدیریت منابع انسانی توضیح می‌دهیم و ویژگی‌های یک دپارتمان خوب مدیریت منابع انسانی را بیان می‌کنیم.

مدیریت منابع انسانی چیست؟

به زبان ساده منابع انسانی گروهی از افراد هستند که مسئولیت مدیریت افراد و چرخه کارمندی (همانند استخدام، نظاره، آموزش، اخراج) را بر عهده دارند و به نفع کارمندان تلاش می‌کنند.

وظایف مدیریت منابع انسانی چیست؟

از یک کارمند بپرسید که دپارتمان مدیریت منابع چیست تا جوابی را بشنوید که عموما در مورد کارهای ناخوشایندی مانند رسیدگی به تخلفات، تعلیق و اخراج کارمندان باشد. اما واقعیت امر این است که منابع انسانی برای حمایت از کارمندان هستند.

این لیستی از کارهایی است که دپارتمان مدیریت منابع انسانی هر روز با آن مشغول است.

۱) جذب متقضایان

منابع انسانی باید نیازهای شرکت را درک کنند و مطمئن شود افرادی که برای جایگاه‌های جدید جذب می‌شوند با نیازهای شرکت مطابقت دارند. جذب تنها آگهی زدن و تبلیغ کردن نیست بلکه باید بازار کار را بررسی کرد، با دیگران مشورت نمود و به بررسی بودجه پرداخت.

بعد از اینکه کار آگهی تمام شد، باید مطمئن شویم که افراد درست و کاربلد جذب شرکت می‌شوند. جذب کردن کار بسیار پرهزینه و سنگینی است. یک کاندید خوب می‌تواند شرکت را به اوج برساند در حالیکه یک انتخاب اشتباه می‌تواند مانع پیشرفت شرکت و یا حتی پسرفت آن شود.

۲) استخدام افراد مناسب

منابع انسانی مسئولیت برگزاری مصاحبه‌ها، هماهنگ کردن موارد مربوط به استخدام، و آشنایی و هدایت کارمندان تازه ورود را دارند. آن‌ها همچنین وظیفه دارند اسناد مربوط به استخدام و موارد مربوط به کارمندان را نوشته و نگه‌داری کنند.

۳) مدیریت دخل و خرج

مدیریت لیست دخل و خرج در نوبه خودش سخت است. حقوق هر روز باید با ساعات و مالیات مربوطه محاسبه و پرداخت شود. هزینه‌ها باید به این لیست اضافه شوند و همچنین باید به مزایای خاص افراد نیز توجه داشت. اگر شما از مالیات‌ها و عوارض سالانه خسته شدید پس حتما حال و روز مدیریت منابع انسانی را که با هر بار واریز به این مسائل رسیدگی می‌کنند را درک می‌کنید.

۴) هدایت کارمندان و ارتباط با آن‌ها

این مسئولیت شاید علت تمام نارضایتی‌ها از شغل مدیریت منابع باشد. اگر هدایت به صورت نابه‌جا باشد، بررسی و ارتباط می‌تواند باعث از دست دادن کارمند و یا حتی دعوی قضایی و بدنامی شرکت شود. اما اگر به صورت به‌جا و درست باشد، بررسی و ارتباط می‌تواند باعث موفقیت یک کارمند شود.

برای مثال، اگر شرکتی متوجه شود که کارمند خاصی به صورت مکرر دیر می‌آید و حتی پس از چندین اخطار نیز تغییری در وضعیت ایجاد نشود، مدیریت منابع انسانی می‌تواند پا پیش گذاشته و علت تاخیر را جویا شود. این می‌تواند فرصت مناسبی برای کارهایی همانند مشاوره دادن به فرد یا گذاشتن راهکارهای مختلف باشد که کارمند به موقع سرکار بیاید. با این کار به‌جای اینکه کارمند را اخراج کنند و ضرر و هزینه‌های اخراج و استخدام مجدد را بر دوش بگیرند، فرصت مناسبی را می‌سازند تا سطح شغلی کارمند را بالا ببرند.

اما بعضی اوقات پا پیش گذاشتن روش خوبی نیست و گاهی بهتر است به کارمندان اجازه دهیم آزاد باشند. یک مدیر منابع انسانی خوب توانایی تشخیص این را دارد که فردی در مکان دیگر شادتر باشد و شاید اصلا مناسب این شرکت نباشد. کارهایی مانند اخراج کردن ممکن است برای مدیریت منابع کار بسیار دشواری باشد اما آن‌ها باید یک رابطه قوی با کارمندان و مدیران برقرار کنند تا بتوانند کیفیت و سلامت رابطه تیم را تشخیص دهند و به صلاح شرکت عمل کنند.

۵) بازبینی و ویرایش سیاست‌ها

سیاست‌های شرکت به علت تغییرات شرکت و شرایط نیاز به بررسی و تغییر دارند. این وظیفه مدیریت منابع انسانی است که به صورت رسمی تغییرات سیاست‌ها را اعمال کند و یا سیاست‌های جدیدی را پیشنهاد دهد. بعضی اوقات برای بعضی اتفاقات سیاست‌هایی تدوین شود. در هر شرایطی باید برای هر تغییر با مدیریت منابع انسانی مشورت شود.

۶) نگه‌داری از سوابق کارمندان

نگه‌داری از سوابق کارمندان یک نوع قانون است. این سوابق می‌تواند به کارفرمایان در تشخیص ضعف‌ها و نیازهای مهارتی شرکت کمک کند و در فرایند استخدام مفید باشد. همچنین این سوابق دارای اطلاعات شخصی همانند شماره‌های اورژانسی نیز می‌باشد که می‌تواند در شرایط ناگوار به کمک بیاید.

۷) تعیین مزیت‌های شغلی و رقابت در جذب نیرو

رقابت طلبی یکی از مهم‌ترین موارد برای جذب بهترین استعداد است. یک متقاضی مناسب ممکن است کار دیگری را به جای کار شما انتخاب کند چون مزیت‌های آن کار برای او جذاب‌تر بوده. مدیریت منابع باید به صورت منظم شرکت‌های دیگر را بررسی کند و ببیند که مزایایی که آن‌ها پیشنهاد می‌دهند چگونه است. به عنوان مثال، شاید اگر شرکت شما بیمه کامل را در لیست مزایا داشته باشد، شانس بهتری در جذب خواهد داشت.

چگونه مدیریت منابع انسانی از کارمندان حمایت می‌کند؟

به جز هفت مورد گفته شده در بالا که عموما وظایف مدیریت منابع هستند، مدیریت منابع برای کار دیگری نیز وجود دارد: کمک به پیشرفت کارمندان

کارمندان بخش اصلی شرکت هستند و راضی نگه داشتن آن‌ها باید در راس اهمیت قرار داشته باشد. در اینجا به ۴ روشی که مدیریت منابع نیازهای عاطفی و کاری کارمندان را برطرف می‌کند، می‌پردازیم.

۱) رشد شغلی کارمندان

کسادی برای کسب و کار بد است، شما باید بهترین کارمندان را در شرکت نگه دارید. منابع انسانی می‌تواند به هر فردی نقشه شغلی دهد تا آن‌ها بتوانند نقش خود را در آینده دور ببینند. مدیریت منابع می‌تواند مکررا برای راهنمایی بیشتر کارمندان در شغلشان به آن‌ها سر بزند.

۲) اجازه ادامه تحصیل

بعضی اوقات این پیشرفت‌های شغلی نیازمند آموزش‌های متفرقه است. شرکت شما شاید نیاز داشته باشد که دستیار آموزشی داشته باشد. مدیریت منابع نیز می‌تواند تشخیص دهد کدام کلاس‌ها و آموزش‌ها با توجه به مسیر شغلی کارمند مفید است. همچنین مدیریت منابع می‌تواند با مدیران هماهنگ کند تا مطمئن شود که زمان کاری به صورتی است که کارمندان می‌توانند در کلاس‌ها شرکت کنند.

۳) آموزش و حمایت از مدیران

مدیران موفق به دنیا نمی‌آیند بلکه ساخته می‌شوند. منابع انسانی می‌تواند راهنمایی‌های لازم برای مدیریت را به مدیران ارائه دهد و از وضعیت تیم و دپارتمان مطئن باشد. این راهنمایی می‌تواند در قالب آموزش‌های رسمی باشد.

۴) اطمینان از سلامت کارمندان

باید به یاد داشته باشیم که کارمندان نیز انسان هستند. آن‌ها نیز مشکلاتی همانند بیماری‌های روانی و جسمی، قرض، حاملگی، خرج خانواده و فرزندان، و سایر مشکلات را دارند. مدیریت منابع انسانی می‌تواند در هر یک از این شرایط و یا شرایط دیگر حامی کارمندان باشد.

چه زمانی با مدیریت منابع در ارتباط باشیم؟

وقتی که شما یک رویه جدید می‌سازید یا قصد آموزش نیروی جدید دارید باید به سراغ منابع انسانی بروید تا ببینید چه کمکی می‌توانند برای شما انجام دهند. دپارتمان مدیریت منابع باید به صورت منظم با کارمندان در رابطه با وضعیت شغلی شان و میزان رضایت و مشکلاتی که دارند در ارتباط باشند.

با در نظر گرفتن این مسئولیت‌ها، کارمندان باید در این شرایط و یا شرایط مشابه، راحت باشند و به مدیریت منابع انسانی رجوع کنند:

1. شما یا همکارتان از دست یکی از همکاران (حتی مدیر) ناراضی باشید و اذیت شده باشید.
2. شما سوالاتی در مورد مزایای شغلی شامل بیمه سلامت و یا موارد قانونی دارید.
3. شرایط شخصی شما تغییر کند (به دنیا آمدن بچه جدید، کم کردن ساعات کاری یا گفتن یک ضعف جسمانی)
4. شما سوالاتی در مورد پیشرفت خودتان در شرکت و یا موقعیت‌های مناسب و شرکت در آموزش‌ها دارید.
5. مشکلی در کار وجود دارد و باید آن‌را بیان کنید.

ساخت بهترین دپارتمان مدیریت منابع

فرهنگ شرکت به شدت وابسته به مدیریت منابع انسانی است. اگر جو مدیریت منابع سمی باشد، کارمندان دلزده خواهند شد و بسیار کم برای مشورت یا حل مشکلات به پیش مدیریت منابع خواهد آمد.

اگرچه، اگر مدیریت منابع صادقانه در جهت خوب بودن حال کارمندان تلاش کند، شرکت شما در بیان آزاد خواهد بود و پیشرفت خواهد کرد.

منبع: lucidchart