ماتریس مهارت می‌تواند به شما کمک کند تا از مهارت‌ها و شایستگی‌های کارمندان و همچنین تأثیرات آن بر پایداری شرکت و این‌که چقدر می‌توانند برای یک شرکت ارزشمند باشد، اطلاعات مفیدی کسب کنید. پس از خواندن این مطلب، ایده‌هایی در مورد چگونگی استفاده از ماتریس مهارت برای شناسایی مهارت‌های موجود و یافتن شکاف‌های احتمالی مهارت‌ها کارکنان خواهید داشت که ممکن است به شما کمک کند یادگیری و پیشرفت کارمندان خود را بهبود ببخشید و تیم‌های خوبی خلق کنید.

ماتریس مهارت چیست؟

ماتریس مهارت، چارچوبی است که برای ترسیم مهارت کارمندان و سطح آن‌ها استفاده می‌شود. درواقع ماتریس مهارت، شبکه‌ای است که شامل اطلاعاتی در مورد مهارت‌های موجود و ارزیابی آن‌ها است.

ماتریس مهارت برای مدیریت، برنامه‌ریزی و نظارت بر مهارت‌های موجود و مهارت‌های دلخواه است که برای یک نقش، تیم، بخش، پروژه یا کل شرکت استفاده می‌شود. گاهی اوقات به ماتریس مهارت، ماتریس شایستگی نیز گفته می‌شود. یک جدول ساده با نام کارکنان و مهارت‌های آن‌ها را می‌توان ماتریس مهارت نامید. با استفاده از یک ماتریس ساده می‌توان مهارت‌های گم‌شده را کشف کرده و یا تعیین کنید چه کسی به آموزش نیاز دارد.

چرا ماتریس مهارت مهم است؟

ماتریس مهارت برای هر شرکتی که توسط داده‌ها هدایت می‌شود، به‌ویژه برای بخش منابع انسانی و رهبران تیم مدیریت پروژه، ابزاری اساسی است. ماتریس‌ها برای پیگیری مهارت‌ها، صلاحیت‌ها، گواهینامه‌ها و شایستگی‌های کارکنان در کل سازمان ایده‌آل هستند. در صورت استفاده صحیح، آن‌ها واقعاً خوب عمل می‌کنند و باعث افزایش کارایی در تیم‌ها و همچنین افزایش خط اصلی شما می‌شوند.

یک ماتریس مهارت از اهمیت زیادی برخوردار است زیرا وقتی به‌خوبی تنظیم شود می‌تواند به شما کمک کند تیم‌های خود را به‌راحتی سازمان‌دهی کنید، مجموعه مهارت‌هایی را که نیاز دارید بر اساس نیازهای پروژه شناسایی کنید. با داشتن یک ماتریس مهارت خوب، پروژه شما به‌طور کارآمد و توسط واجد شرایط‌‌ترین و ماهرترین اعضای تیم انجام می‌شود. همچنین برای بخش منابع انسانی مفید است، زیرا اگر نیاز به استخدام کارکنان اضافی داشته باشید، می‌دانید برای چه مهارت‌هایی باید تبلیغ کنید. درعین‌حال، می‌توان از آن برای برنامه‌ریزی دوره‌های تعطیلات برای کارمندان استفاده کرد و اطمینان حاصل کرد که افراد کافی با مهارت‌های لازم در محل وجود دارد.

تفاوت ماتریس مهارت با ماتریس شایستگی چیست؟

مفهوم درونی آن‌ها کاملاً یکسان است. تنها تفاوت در استفاده و سطح آن‌هاست. همان‌طور که اشاره کردیم، ماتریس مهارت، بیشتر شامل ارزیابی مهارت‌های کارکنان است، اما یک بخش کوچک از دانش آن‌ها است. ماتریس شایستگی شامل دانش، مهارت و نگرش کارکنان است، پس ماتریس مهارت را نیز در برمی‌گیرد.

یک ماتریس شایستگی عمدتاً توسط مدیریت ایجاد می‌شود تا دانش موجود در شرکت را درک کند، شکاف‌ها را شناسایی کند و بر اساس آن برنامه‌ریزی کند.

مزایای ایجاد ماتریس مهارت

همانند هر ابزاری که برای حل مشکلی به وجود آمده است، ماتریس مهارت نیز مشکلات بسیاری را از شرکت‌ها حذف کرده و مزایایی را برای آن‌ها به ارمغان آورده است.

۱) قابلیت شناسایی کارکنان مناسب

شناسایی افراد مناسب در ماتریس مهارت به شما امکان می‌دهد افراد مناسب شغل، وظیفه یا پروژه را انتخاب کنید. این امر به مدیران کمک می‌کند تا تیم‌های بهتر و سازنده‌تری تشکیل دهند و موقعیت‌های شغلی را با کارمندانی که مناسب‌ترین نقش را دارند، پر کنند

۲) صلاحیت‌ها و شایستگی‌های ازدست‌رفته را شناسایی کنید

ماتریس مهارت به شما کمک می‌کند تا مشخص کنید چه مجموعه مهارتی را چه در یک تیم، در یک بخش یا کل شرکت از دست داده‌اید. اگر پرسنل شما فاقد دانش یا صلاحیت‌های خاصی هستند که برای تجارت ضروری است و رقبای شما از آن‌ها برخوردار هستند، شرکت شما در معرض آسیب بزرگی قرار دارد. همچنین، وقتی می‌دانید برای شروع یک پروژه، یا تجارت جدید به چه مهارتی نیاز دارید، برنامه‌ریزی برای آن، رعایت ضرب‌الاجل‌ها و دستیابی به نتایج موفقیت‌آمیز راحت‌تر است. برای اعضای تیم، یک ماتریس شایستگی می‌تواند نقاط قوت تیم را به‌صورت کلی بشناساند و همچنین زمینه‌هایی را که آن‌ها فاقد مهارت و تخصص هستند، نشان دهد.

۳) فاصله بین کارمندان، تیم‌ها و بخش‌ها را مشخص کنید

توماس رید می‌گوید «قدرت یک زنجیر فقط به اندازه ضعیف‌ترین حلقه آن است». اگر بدانید که در کجا فاقد مهارت هستید می‌توانید در وقت و هزینه کسب‌وکار خود صرفه‌جویی کنید. یک ماتریس مهارت می‌تواند به شما کمک کند تا شکاف مهارتی را شناسایی کنید و آموزش‌های لازم را به کارمندان ارائه دهید.

۴) پیشرفت کارمندان را پیگیری کنید

ماتریس‌های مهارت به بخش L&D اطلاعاتی می‌دهند که بتوانید با استفاده از آن‌ها آموزش‌های لازم را برای کارمندان تعیین کنید. با استفاده از ماتریس مهارت، می‌توانید فرصت‌های آموزشی را تشخیص دهید.

این کار همچنین به کارمندان کمک می‌کند تا درک کنند که ضعف آن‌ها در چیست، بنابراین می‌توانند برای به دست آوردن مجموعه مهارت‌های لازم برای برتری در موقعیت خود، اقدام کنند. همچنین، ماتریس مهارت می‌تواند به عنوان الگویی در برنامه‌ریزی و توسعه شغلی کارمند مورد استفاده قرار گیرد. دانستن اینکه برای ارتقا به چه مهارت‌هایی نیاز دارند، به ایجاد مسیر یادگیری کمک می‌کند.

۵) به HR کمک کنید تا کاندیدای مناسب را پیدا کند

اگر کسی از شرکت شما خارج شود، درک اینکه چه مهارت‌هایی را از دست داده‌اید و چه کسی را باید استخدام کنید آسان‌تر است. این امر، روند استخدام را تسریع می‌کند و به بخش منابع انسانی کمک می‌کند تا کارکنانی را با مهارت‌های لازم استخدام کرده، کارایی بیشتری داشته و نتیجه نهایی بهتری ارائه دهد. همچنین، می‌تواند برای برنامه‌ریزی آینده استخدام‌های جدید استفاده شود.

۶) کارکنان کلیدی خود را پیگیری کنید

با داشتن ماتریس شایستگی، یافتن کارمندانی که دارای بالاترین مهارت در شرکت شما هستند و همچنین ردیابی پیشرفت افراد کلیدی آسان است. افراد کلیدی، کارمندان ارزنده‌ای هستند و باید دقیقاً بدانید آن‌ها چه کسانی بوده و آیا از کارشان راضی هستند. ماتریس شایستگی می‌تواند برای شناسایی کارکنان لایق ارتقا نیز مورد استفاده قرار گیرد.

برای مطالعه بیشتر: ۲۰ متریکی که برای توسعه‌ منابع انسانی خود به سنجش آن‌ها نیاز دارید!

چگونه یک ماتریس مهارت ایجاد کنید؟

۱) یک پایگاه داده مهارت ایجاد کنید

پایگاه داده مهارت، لیستی از مهارت‌های مورد نیاز برای نقش، بخش یا پروژه است. در این مرحله، شما باید مهارت‌های مورد نیاز را با جمع‌آوری و گروه‌بندی آن‌ها در دسته‌های مختلف و حتی زیرمجموعه‌ها تعریف کنید، به‌عنوان‌مثال:

ارتباطات
مدیریت
مهارت‌های فنی
فن‌آوری‌ها
مهارت حل مسئله
تحلیل داده‌ها
طراحی گرافیکی
بازاریابی و غیره.

هنگام تعیین مهارت‌های لازم تا حد ممکن خاص باشید و به یاد داشته باشید که مهارت‌های نرم مانند برقراری ارتباط، کار تیمی و قابلیت اطمینان به همان اندازه مجموعه مهارت‌های سخت مانند دانستن فن‌آوری یا فنون مهم هستند. ما توصیه می‌کنیم در ابتدا با اساسی‌ترین مهارت‌ها شروع کنید. آن‌ها باید به‌طورکلی با نقش یا تجارت مرتبط باشند. به خاطر داشته باشید که هرچه اطلاعات بیشتری داشته باشید، می‌توانید تصمیمات بهتری بگیرید. یک راه خوب برای ایجاد یک مجموعه مهارت خاص برای یک نقش، پرسیدن از کارمندان باتجربه‌تر در مورد آن است. به‌عنوان‌مثال، می‌توانید با کارمندان یا روسای بخش‌های بسیار ماهر مشورت کنید و از آن‌ها بخواهید لیستی از مهارت‌های مورد نیاز برای سطوح مختلف: مبتدی، ارشد، متوسط و پیشرفته را بنویسند. این کار به شما کمک می‌کند در وقت خود صرفه‌جویی کنید و مهارت‌های خاصی را که ممکن است در نظر نگرفته باشید برجسته‌تر کنید.

ایجاد و نگهداری چندین دسته و زیرگروه، ویرایش و حذف مهارت را آسان‌تر می‌کند. علاوه بر این، می‌توانید به هر دسته، اعدادی اختصاص دهید تا آن‌ها را با توجه به نیاز خود اولویت‌بندی کنید.

بااین‌حال، می‌توانید از صفحه گسترده Google یا Excel استفاده کنید تا به‌طور اتوماتیک این کار را برای شما انجام دهد.

۲) یک سیستم رتبه‌بندی ایجاد کنید

برای رتبه‌بندی صلاحیت یا سطح مهارت کاربران از سیستم درجه‌بندی استفاده می‌شود.

وقتی لیستی از مهارت‌ها دارید باید مشخص کنید که چگونه آن‌ها را درجه‌بندی می‌کنید. به‌عنوان‌مثال، برای صنعت IT، مبتدی، متوسط یا پیشرفته، می‌تواند سطح صلاحیت باشد.

در نظر بگیرید که برای مشاغل و صنایع مختلف، نیز برای نقش‌ها و ادارات مختلف، سیستم‌های درجه‌بندی ممکن است متفاوت باشد. شما باید تعیین کنید که چه چیزی برای سازمان شما بهتر است.

به‌عنوان‌مثال از سیستم درجه‌بندی زیر استفاده می‌کنیم:

آگاه: فرد دانش و درک اساسی از موضوع دارد اما هنوز مهارت کار را به کار نگرفته است.
تازه‌کار: شخصی مهارتی را به کار گرفته است، اما ممکن است هنوز به پشتیبانی نیاز داشته باشد.
حرفه‌ای: فرد تجربه استفاده از مهارت را دارد و می‌تواند به‌طور مستقل کار کند. مشکلات را پیشگیرانه حل می‌کند. می‌تواند افراد کم سن و سال بیشتری را که وظایف مرتبط را انجام می‌دهند را راهنمایی و پشتیبانی کند.
متخصص: یک شخص تجربه زیادی در استفاده از مهارت در عمل دارد. می‌تواند در مورد موضوع با مشتریان ارتباط برقرار کند و برای دیگران مربی خوبی باشد. این فرد ممکن است یک مهارت رسمی داشته باشد.
متخصص برجسته: یک شخص اهداف بزرگ‌تری دارد. می‌تواند جزئیات را با مشتری در میان بگذارد و به مشتریان مشاوره دهد. دانشش را به‌صورت فعال همواره به اشتراک می‌گذارد، به‌عنوان‌مثال به‌وسیله نوشتن وبلاگ یا ارائه در کنفرانس‌ها. مهارتش را همیشه به‌روز نگه می‌دارد.

بسته به اندازه شرکت و تنوع تجارت، ممکن است چندین سیستم درجه‌بندی برای مناطق یا بخش‌های مختلف در نظر داشته باشید.

۳) مهارت‌های کارمندان خود را ارزیابی کنید

برای این کار می‌توانید از چندین تکنیک استفاده کنید که البته هرکدام موافقان و مخالفان خاص خود را دارند و ما سعی کرده‌ایم که آن‌ها را بر اساس سرعت و دقت توضیح دهیم.

ارزیابی خود: یک کارمند هر مهارت را شخصاً درجه‌بندی می‌کند.
ارزیابی مدیر: مدیر مهارت کارکنان را درجه‌بندی می‌کند.
ارزیابی تیم یا مشتری: می‌توانید نظرات تیمی یا مشتری را جمع‌آوری کرده و از آن برای ارزیابی مهارت کارمندان استفاده کنید.
ارزیابی مهارت‌ها: کارکنان برای تعیین سطح مهارت‌های خود باید آزمون‌هایی را تکمیل کنند.
گواهینامه: روشی سریع و دقیق برای ارزیابی مهارت‌های خاص است، اما همه کارمندان از آن برخوردار نیستند و همچنین نمی‌توان همه مهارت‌ها را تأیید کرد.

برای نتیجه‌گیری سریع، توصیه می‌کنیم ابتدا از روش ارزیابی خود و گواهینامه‌ها شروع کنید. به کارمندان خود فرصت دهید تا مهارت‌های خود را بر اساس سیستم درجه‌بندی ارزیابی کرده و گواهینامه‌های خود را اضافه کنند. اگر به ارزیابی دقیق‌تری نیاز دارید، از ارزیابی مهارت یا چندین روش هم‌زمان استفاده کنید.

نکته: گزینه‌هایی را برای کارمندان اضافه کنید تا مهارت‌های موردعلاقه خود را که می‌خواهند بهبود ببخشند، انتخاب کنند.

۴) داده‌ها را تجسم کنید و عینیت ببخشید

با اینکه این قسمت می‌تواند اختیاری باشد، ما اکیداً تجسم داده‌ها را توصیه می‌کنیم. این به شما کمک می‌کند اطلاعات بصری را بلافاصله کشف کنید.

در ادامه یک ایده دیگر نیز عنوان کرده‌ایم:

مجموع وزن‌های مهارت را محاسبه کنید

وزن مهارت برای هر سطح مهارت با عددی مشخص می‌شود (به‌عنوان‌مثال تازه‌کار: ۱، حرفه‌ای: ۲، متخصص:۳، متخصص برجسته: ۴).

وقتی این پارامتر را برای هر کارمند محاسبه کردید، می‌توانید ماهرترین افراد را در بخش‌ها یا نقش‌ها تعیین کنید، افرادی را که ممکن است نیاز به آموزش داشته باشند یا ممکن است ارتقا پیدا کنند، شناسایی کنید و بسیاری از بینش‌های دیگر را به دست آورید.

برای یافتن کاندیدای مناسب برای یک نقش و تشکیل تیم می‌توانید همین کار را برای یک مهارت یا مجموعه مهارت‌های خاص انجام دهید.

مهارت‌های مهم برای هر بخش که نبودشان تهدید است را تعریف کنید

تعیین مهارت‌هایی که در صورت ترک کارکنان، شرکت را دچار بحران می‌کنند، بسیار ارزشمند است. این شرایط معمولاً زمانی رخ می‌دهد که شرکت در یک بخش خاص فقط دارای یک یا تعداد کم کارمند با یک مهارت خاص باشد.

به‌عنوان‌مثال، در بخش بازاریابی مهارت‌هایی همچون تولید ویدیو، صدا و ارتباط با رسانه‌ها از چنین ویژگی برخوردار هستند. با تهیه یک ماتریس از وضعیت مشاغل شرکت، می‌توان دید کامل‌تری به شرکت داشت و در بخش‌هایی که احساس خطر وجود دارد، به آموزش کارکنان جدید پرداخت تا در صورت نبود فرد اصلی از عهده‌ی کارها بربیایند.