ماتریس آیزنهاور / اولویت‌بندی وظایف و بهینه‌سازی زمان

بیشتر مردم وقت خود را برای کارهایی تلف می‌کنند که آن‌ها را به اهداف‌شان نزدیک نمی‌کند. اما ماتریس آیزنهاور شما را از آن چرخه جدا می‌کند. پرمشغله بودن با مولد بودن یکسان نیست. شما می‌توانید ساعت‌ها را صرف خاموش‌کردن آتش کنید و در پایان روز به اهداف بلندمدت خود نزدیک نشوید. این یک راه پرهزینه و از نظر احساسی تخلیه کننده برای صرف کردن وقت است.

موضوع اولویت‌بندی به صورت ضعیف است. انسان‌ها بدون توجه به بازده درازمدت، وظایف حساس به زمان را بر هر کار دیگری اولویت می‌دهند. وقتی زمان زیادی را روی کارهای فوری متمرکز می‌کنید، از کارهای مهم در لیست کارهای‌تان غافل می‌شوید. گیرافتادن در این چرخه ارتجاعی که دائماً آتش را خاموش می‌کنید و فرصت تلاش برای رسیدن به اهداف‌تان را از خود سلب می‌کنید، آسان است.

من دو نوع مشکل دارم: فوری و مهم. فوری مهم نیست و مهم هرگز فوری نیست. – دوایت دی. آیزنهاور

✅ ماتریس آیزنهاور چیست؟

ماتریس آیزنهاور یک ابزار تصمیم‌گیری ساده است که به شما کمک می‌کند بین وظایف مهم، غیر مهم، فوری و غیر فوری تمایز قائل شوید. این ماتریس یک چارچوب بهره‌وری، اولویت‌بندی و مدیریت زمان است که به شما کمک می‌کند فهرستی از وظایف یا آیتم‌های دستور کار را با طبقه‌بندی آن‌ها بر اساس فوریت و اهمیتشان، اولویت‌بندی کنید. این ماتریس وظایف را به چهار کادر تقسیم می‌کند که اولویت‌بندی می‌کند روی کدام کارها باید ابتدا تمرکز کنید و کدام‌ها را واگذار یا حذف کنید. همچنین این ماتریس که به‌عنوان ماتریس فوری – مهم نیز شناخته می‌شود، توسط استفان کاوی در کتاب پرفروش خود، هفت عادت افراد بسیار مؤثر، محبوبیت یافت.

این رویکرد که ماتریس تصمیم آیزنهاور، جعبه آیزنهاور یا ماتریس فوری – مهم نیز نامیده می‌شود، شامل ترسیم مربع چهار جعبه‌ای با محور x با برچسب فوری و غیر فوری و محور y با برچسب مهم و غیر مهم است.

این نام به‌افتخار دوایت دی. آیزنهاور، سی و چهارمین رئیس‌جمهور ایالات متحده که به‌خاطر عملکرد و سازماندهی بالایش شهرت دارد، گرفته شد. گفته می‌شود رئیس‌جمهور آیزنهاور تعهدات خود را به‌گونه‌ای تنظیم می‌کرده است که فقط مسائل مهم و فوری به میز او می‌رسید.

ماتریس آیزنهاور از همین اصل برای مرتب کردن وظایف کمتر فوری و کم‌اهمیت در لیست شما استفاده می‌کند که می‌توانید آنها را محول کنید یا اصلاً انجام ندهید.

اثر فوریت محض با نام «چرا در اولویت‌بندی بد هستیم»:

چگونه تصمیم می‌گیریم که در هر لحظه به کدام وظیفه توجه کنیم؟ عملکردمان خیلی خوب نیست؟ معلوم است.

مطالعه‌ای که اخیراً در یک مجله تحقیقاتی انجام شد، به بررسی این موضوع پرداخته است که چگونه افراد تصمیم می‌گیرند در مواجهه با وظایفی با فوریت و اهمیت ترکیبی، روی چه چیزی کار کنند.

در طول پنج آزمایش جداگانه، محققان یک الگوی عجیب را مشاهده کردند:

توجه ما به وظایف حساس به زمان نسبت به کارهایی که کمتر فوری هستند حتی زمانی که کار کمتر فوری پاداش بیشتری ارائه می‌دهد جلب می‌شود. این ابهام روان‌شناختی – که «اثر صرفاً فوریت» نامیده می‌شود – توضیح می‌دهد که چرا ما در مدیریت کار و زمان بسیار بد هستیم. ما به‌احتمال زیاد کارهای با ضرب‌الاجل را بر کارهای بدون مهلت بدون توجه به بازده بلندمدت آنها اولویت‌بندی می‌کنیم.

و این تأثیر در افرادی که خود را «پرمشغله» توصیف می‌کنند، آشکارتر است. همان محققان دریافتند که افراد که خود را پرمشغله توصیف می‌کنند، به‌احتمال زیاد کارهای فوری را با بازده کمتر انتخاب می‌کنند. زیرا آنها قبلاً روی مدت‌زمان کار متمرکز شده بودند.

اگر در حال حاضر دچار تنگنای زمانی هستید، احتمالاً به اولویت‌بندی کارهایی که شما را روی ساعت متمرکز می‌کنند، ادامه می‌دهید.

اما یک خبر خوب نیز وجود دارد – اثر فوریت صرف می‌تواند معکوس شود. هنگامی که از شرکت‌کنندگان خواسته شد تا پیامدهای انتخاب خود را در زمان انتخاب در نظر بگیرند، به طور قابل‌توجهی احتمال بیشتری داشت که کار مهم را نسبت به کار فوری انتخاب کنند.

یافته‌ها نشان می‌دهند که اگر اهمیت بلندمدت کارهای غیر فوری را در نظر داشته باشید، می‌توانید بر کشش به سمت حواس‌پرتی‌های فوری غلبه کنید و بر آنچه واقعاً مهم است تمرکز کنید.

اینجاست که ماتریس آیزنهاور وارد عمل می‌شود.

✅ تاریخچه ماتریس آیزنهاور

رئیس‌جمهور دوایت آیزنهاور مفهومی را که بعدها ماتریس آیزنهاور نامیده شد را توسعه داد. او از آن برای کمک به اولویت‌بندی و مقابله با بسیاری از مسائل مهمی که به‌عنوان ژنرال ارتش ایالات متحده، سپس به‌عنوان فرمانده عالی نیروهای متفقین نیروهای ناتو و در نهایت به‌عنوان رئیس‌جمهور ایالات متحده با آن مواجه بود، استفاده کرد.

چندین دهه بعد، نویسنده، استفان کاوی، چارچوب آیزنهاور را در کتاب خود با عنوان ۷ عادت افراد بسیار مؤثر معرفی کرد. در نتیجه کار کاوی، ماتریس آیزنهاور به یک چارچوب مدیریت زمان و تصمیم‌گیری پرکاربرد در تجارت تبدیل شده است.

ماتریس آیزنهاور می‌تواند کمک کند اگر:

• به‌جای تمرکز بر کارهایی که می‌خواهید انجام دهید، تمام روز برای خاموش‌کردن آتش‌کارها در حال دویدن باشید.
• پرمشغله هستید اما احساس می‌کنید کار شما تأثیرپذیری کمی دارد.
• در اهداف بلندمدت پیشرفت نمی‌کنید.
• از اهمال‌کاری رنج می‌برید.
• وقتی از شما خواسته می‌شود کاری انجام دهید، برای «نه» گفتن تلاش و تقلا می کنید.
• اگر برای واگذاری وظایف مشکل داشته باشید.

✅ تفاوت بین کارهای فوری و مهم

اصل اساسی و اصلی ماتریس آیزنهاور تمایز بین وظایف مهم و فوری است.

کارهای فوری به زمان حساس هستند و توجه شما را می‌طلبند. آنها وظایفی هستند که شما احساس می‌کنید موظف هستید به آنها رسیدگی کنید. تمرکز روی کارهای فوری شما را در یک ذهنیت واکنشی قرار می‌دهد که می‌تواند باعث شود احساس تدافعی، عجله و تمرکز محدود داشته باشید.

وظایف مهم به مأموریت، ارزش‌ها و اهداف بلندمدت شما کمک می‌کند. آنها ممکن است نتایج فوری به همراه نداشته باشند (که این موضوع نادیده‌گرفتن آنها را آسان می‌کند). گاهی اوقات کارهای مهم نیز فوری هستند – اما معمولاً این‌طور نیست. تمرکز بر کارهای مهم شما را در ذهنیتی پاسخگو قرار می‌دهد که می‌تواند به شما احساس آرامش، منطقی و بازبودن در برابر ایده‌های جدید بدهد.

توجه: اگر کارهای مهم را به مدت کافی به تعویق بیندازید، می‌توانند فوری شوند.

مردم بر این باور متمایل هستند که همه کارهای فوری مهم نیز هستند – درصورتی‌که اغلب مهم نیستند. این باور نادرست ممکن است با ترجیح ما برای تمرکز بر مشکلات و راه‌حل‌های کوتاه‌مدت مرتبط باشد. اما شادی و رضایت زمانی حاصل می‌شود که ما روی بلندمدت تمرکز کنیم.

✅ ربع‌های ماتریس آیزنهاور

ماتریس آیزنهاور به چهاربخش تقسیم می‌شود:

• ربع ۱: مهم و فوری / انجام دهید
• و ربع ۲: مهم اما غیرفوری / برنامه‌ریزی کنید

  

• ربع ۳: فوری اما بی‌اهمیت / محول کنید
• ربع ۴: بی‌اهمیت، غیر فوری / حذف کنید

۱. کارهای فوری و مهم

کارهای فوری و مهم کارهایی هستند که دارای موعد مقرر هستند. روی این فعالیت‌ها عبارت «اکنون انجامش بده» نوشته شده است. ابتدا این کارها را انجام دهید. آنها نیاز به توجه فوری شما دارند.

۲. کارهای غیرفوری اما مهم

وظایف غیرفوری اما مهم به شما کمک می‌کنند تا به هدف خود برسید – و ضرب‌الاجل فوری ندارند. برای انجام این کارها برنامه‌ریزی کنید.

افراد پربازده و موفق بیشتر وقت خود را اینجا می‌گذرانند – این ربع بیشترین رضایت را به همراه دارد. کاوی آن را ربع کیفیت نامیده است. بااین‌حال، اکثر مردم زمان کافی را در اینجا صرف نمی‌کنند، زیرا نمی‌دانند چه چیزی برایشان مهم است یا به این دلیل که روی پرفشارترین وظایفی که در دست دارند، متمرکز هستند.

۳. کارهای فوری و غیر مهم

وظایفی که در این ربع قرار می‌گیرند تقریباً همیشه وقفه‌هایی از دوره موردنظر شما هستند. اینها وظایفی هستند که در آنها به دیگران کمک می‌کنید تا به اهداف خود برسند.

این وظایف را به دیگران محول کنید. اکثر مردم بیشتر وقت خود را در این ربع می‌گذرانند. آنها بر این باورند که در حال کار بر روی وظایف فوری هستند که برایشان مهم است، درحالی‌که در واقعیت، تکمیل این وظایف هیچ کمکی به نزدیک‌تر شدن آنها به اهداف بلندمدتشان نمی‌کند.

۴. کارهای غیر فوری و غیر مهم

این وظایف فشاری نیستند و به شما در رسیدن به اهداف بلند مدتتان کمک نمی‌کنند. آنها صرفاً حواس‌پرتی‌هایی از آنچه مهم‌تر است می‌باشند.

این وظایف را از برنامه خود حذف کنید.

✅ اولویت‌بندی وظایف در ماتریس آیزنهاور

ابتدا، ارزیابی کنید که در کجای ماتریس وقت خود را صرف می‌کنید. زمان خود را برای یک هفته پیگیری کنید. می‌توانید از یک ابزار مدیریت کار اختصاصی استفاده کنید یا به‌سادگی زمان خود را در یک صفحه با افزایش ۳۰ دقیقه‌ای پیگیری کنید.

پس از یک هفته، وظایف تکمیل شده خود را در ربع مناسب با استفاده از سؤالات زیر به‌عنوان معیار خود سازماندهی کنید:

1. آیا این برای من فوری بود؟
2. این برای من مهم بود؟

“من” کلمه جدایی‌ناپذیر در اینجا است – شما این وظایف را بر اساس اهداف خود سازماندهی می‌کنید، نه اهداف شخص دیگری.

اکنون که وظایف شما مرتب شده است، به ربع با بیشترین کار توجه داشته باشید. اگر بیشتر وظایف شما در ربع ۲ انجام می‌شود، تبریک می‌گویم! شما بر آنچه در زندگی شما مهم است توجه دارید.

در غیر این صورت در اینجا نحوه‌ای که می‌توانید در ماتریس‌تان تعادل مجدد ایجاد کنید آورده شده است:

ربع ۱

برای کاهش تعداد وظایف ربع ۱، زمان خود را صرف برنامه‌ریزی برای پیش‌بینی و جلوگیری از مشکلات کنید.

برای جلوگیری از بروز مشکلات غیرمنتظره چه تغییراتی می‌توانید انجام دهید؟ این ممکن است شامل همکاری با همکاران، مشتریان یا سرپرستان برای بازسازی جریان کاری شما باشد.

اگر یک شخص یا نهاد منبع وظایف ربع ۱ باشد، ممکن است لازم باشد راهی برای حذف خود از کار با این شخص پیدا کنید.

ربع ۳

برای کاهش وظایف ربع ۳، یک استراتژی برای تفویض، حذف، یا محدودکردن مقدار زمانی که روی این وظایف صرف می‌کنید، ایجاد کنید.

به‌عنوان‌مثال، این کارها را با هم جمع کنید تا در یک جلسه تکمیل شوند، یا با سرپرست خود در میان بگذارید که چقدر برای مشغله کاری زمان صرف می‌کنید. اگر یک مدیر هستید، به تیم خود اطلاع دهید که وظایفی را به آنها محول خواهید کرد بنابراین می‌توانید برنامه خود را اولویت‌بندی کنید.

ربع ۴

اگر بیشتر وقت خود را در ربع ۴ می‌گذرانید، احتمالاً احساس استرس و عدم تحقق می‌کنید. به پیگیری زمان خود ادامه دهید تا تشخیص دهید کدام کار بیشترین زمان را می‌گیرد. سپس برنامه‌ای برای حذف یا محدودکردن آنها ایجاد کنید.

از یک همکار یا سرپرست راهنمایی بخواهید – دیدگاه عینی آنها ممکن است تشخیص وظایفی را که می‌توانید محول یا حذف کنید را آسان‌تر کند.

✅ سرمایه‌گذاری زمان برای ساختن زمان

روند فوق را هر هفته به مدت یک ماه تکرار کنید. نتایج هر هفته را مقایسه کنید تا ببینید آیا تلاش شما منجر به‌صرف زمان بیشتری در ربع کیفیت (ربع ۲) می‌شود یا خیر.

حتی زمانی که اولویت‌های شما به سمت ربع ۲ تغییر می‌کند، همچنان از ماتریس آیزنهاور برای سازماندهی روز خود استفاده کنید. ربع ۲ اغلب شامل وظایف انتزاعی مانند توسعه استراتژی و ایجاد رابطه است. این وظایف ضرب‌الاجل ندارند و کنارگذاشتن آنها آسان است. اما این وظایف مستقیماً با اهداف بلندمدت، ارزش‌ها و شادی شما همسو هستند.

“کلید این نیست که آنچه را که در برنامه شما است اولویت‌بندی کنید، بلکه آن برنامه‌ریزی اولویت‌های‌تان است.” – استیون کاوی

پس از اینکه طبقه‌بندی وظایف ضروری و مهم خود را به پایان رساندید، چند کار بعدی که برای استفاده کامل از پتانسیل ماتریس آیزنهاور می‌توانید برای مدیریت زمان انجام دهید عبارت‌اند از:

۱. کدهای رنگی را به ربع‌ها بدهید

کدهای رنگی را به ربع‌های خود اختصاص دهید تا به‌سرعت به شما در درک شدت و اهمیت موقعیت کمک کند. با تخصیص رنگ‌ها، می‌توانید نگاهی گذرا به کارهایی که در مرحله بعد باید انجام شود، داشته باشید. این کدهای رنگی همچنین به شما کمک می‌کنند تا وظایف خود را برای تصمیم‌گیری آگاهانه اولویت‌بندی کنید.

مثلاً؛ ربع ۱ را می‌توان قرمزرنگ کرد تا فوریت کارها را نشان دهد.

۲. کارهای حرفه‌ای و شخصی خود را دسته‌بندی کنید

برای جلوگیری از تداخل تعهدات، ماتریس‌های جداگانه‌ای برای وظایف حرفه‌ای و شخصی خود ایجاد کنید. این کار شما را برای آنچه در پیشرو دارید روشن می‌کند و بر نحوه مدیریت زمان شما تأثیر زیادی خواهد گذاشت. یک ترفند در اینجا می‌تواند این باشد که ساعات مشخصی از روز را به هر دو نوع تعهد اختصاص دهید و ببینید که چگونه برای شما کار می‌کند.

۳. تعداد اقلام در هر ربع را محدود کنید

افزودن موارد بسیار زیاد در هر ربع، کار را بیش از حد پیچیده می‌کند و هدف از استفاده از ماتریس آیزنهاور برای مدیریت زمان از بین می‌رود. برای بهینه‌سازی آن، تعداد اقدامات را به ۷ یا ۸ مورد محدود کنید. به‌این‌ترتیب با کارهایی که باید انجام دهید غرق نخواهید شد.

اکثر مردم برای یافتن زمانی در برنامه‌های شلوغ خود تلاش می‌کنند تا به آن وظایف مهم اما غیر فوری رسیدگی کنند. ادغام ماتریس آیزنهاور در گردش کار روزانه به شما کمک می‌کند اولویت‌های خود را بر اساس آنچه برای شما مهم است برنامه‌ریزی کنید.