چگونه کارآموزی را به یک کار تمام‌وقت تبدیل کنیم؟
دوره کارآموزی یکی از مهم‌ترین پل‌های انتقال به شغل دائمی و تمام‌وقت است. کارآموزی کمک می‌کند تا مهارت‌های خاص مثل مدیریت پروژه، ارتباط با مشتری، حل مسئله و کلیه امورات حاشیه‌ای را بهبود بخشید. اما نکته مهم این است که چطور می‌توان به طور مستقیم از کارآموزی به شغل تمام‌وقت رسید. در این مقاله می‌خواهیم راهکارهای آمیخته با تجربه را برای تبدیل، دوره‌های کارآموزی به شغل دائمی بررسی کنیم.
قبل از پرداختن به راهکارها ابتدا به یک موضوع داستان وار اشاره می‌کنیم که ممکن است برای خیلی‌ها پیش‌آمده یا پیش بیاید:
نیازی به گفتن نیست که من خیلی استرس داشتم. وقتی در کلاس نبودم، بی‌وقفه در جستجوی نقش‌های سطح ابتدایی و کارآموزی در سازمان‌های داخلی و گاهاً خارجی در حوزه رشته موردعلاقه خود بودم. بعد از چندین ایمیل، برنامه و مصاحبه، جستجوی من نتیجه داد. من “پیشنهاد شغلی ” رسمی دریافت نکردم اما یک کارآموزی با حقوق در انتشارات کسب‌وکار هاروارد پیدا کردم که از تابستان شروع می‌شد و یک جورایی مثل شمشیر دو لبه بود چون در طول مصاحبه به من گفتند که احتمال تبدیل نقش من به موقعیت شغلی تمام‌وقت کم است. به من گفتند همه افراد در آن اداره حداقل فوق‌لیسانس دارند و پیشرفت کردن برای من دشوار خواهد بود. قرار بود دوره کارآموزی پنج هفته طول بکشد. فقط پنج هفته امنیت مالی تا اینکه دوباره بیکار شوم.
کسانی که به‌زودی فارغ‌التحصیل می‌شوند ممکن است خودشان را در موقعیتی مشابه ببینند. وضعیت بازار کار این روزها خیلی عالی نیست. علاوه بر تمام دوره‌های مجازی باید مهارت‌های خود را توسعه دهید، رزومه خود را به‌روز کنید و مجبور شوید به کارهایی درخواست دهید که داشتن مدرک کارشناسی ارشد، رقبای شما را در یک پله بالاتر قرار می‌دهد.
شاید وضعیت شما هم مثل مال من ناامیدکننده به نظر برسد، اما این‌طور نیست. روزنه‌هایی وجود دارند، اگر کمی زیرک باشید، می‌توانید از آن‌ها برای رسیدن به نقش و شغلی که واقعاً می‌خواهید استفاده کنید.
پس از پنج هفته دوره کارآموزی من به هشت دوره افزایش یافت و بعد از آن هشت هفته علی‌رغم نابرابری، یک موقعیت تمام‌وقت به من پیشنهاد شد. شما می‌توانید این اتفاق را برای خودتان نیز رقم بزنید. این کار با خوردن قرص‌های جادویی اتفاق نمی‌افتد بلکه فقط به آگاهی، صبر، عزم و اراده نیاز دارد.
چند راهکار اساسی برای به ثمر نشاندن این اهداف وجود دارد که عبارت‌اند از:
اعتماد ایجاد کنید
اگر تیم شما به شما اعتماد نداشته باشد، تسک‌های مهم را به شما واگذار نخواهند کرد. بدون انجام تسک‌های خوب فرصت‌هایی کمتری را برای نمایش توانایی‌ها و کمک‌های منحصر به فرد شما در سازمان وجود خواهد داشت و در نتیجه، متقاعدکردن رئیس خود برای داشتن یک شغل تمام‌وقت برای شما دشوارتر خواهد بود.
در ادامه راه‌کارهایی برای ایجاد این اعتماد بیان خواهیم کرد. با وقت‌شناس بودن شروع کنید، این یک کار کوچک است که می‌توانید انجام دهید که تأثیر بزرگی در نحوه درک و نگرش دیگران نسبت به شما خواهد داشت. در طول کارآموزی اگر قرار بود جلسه‌ای از ساعت ۱۰:۰۰ شروع شود، من تا ساعت ۹:۵۰ خودم را به آن‌جا می‌رساندم. وقت‌شناسی نشانگر تعهد و صداقت شماست.
دومین روش ساده برای ایجاد اعتماد این است که تسک‌های خود را در به درستی انجام داده و نتایج را به‌موقع ارائه دهید. ممکن است هفته‌ها طول بکشد تا رئیس خود را بشناسید و انتظارات او را درک کنید، اما تمام تلاش خود را بکنید تا مهلت‌های مقرر را رعایت کنید و وظیفه خود را به بهترین شکل ممکن که می‌توانید انجام دهید.
و در آخر، ارتباط برقرار کنید. در مورد آنچه که می‌دانید و آنچه که نمی‌دانید صادق باشید و در مورد موانعی که ممکن است با آن‌ها روبه‌رو شوید، بخشی از کارهای شما به زبان آوردن و بیان کردن است، زمانی که به کمک احتیاج دارید یا مشکلی پیش می‌آید. در این حالت اعضای تیم و مدیر شما احتمالاً پاسخ مثبتی از خودشان نشان خواهند داد. برقراری ارتباط روشن و واضح نشان می‌دهد که شما یک بازیگر قابل‌اطمینانی در تیم هستید، کیفیتی که هر کارفرما به دنبال آن است.
من در طول دوره کارآموزی متوجه شدم که در مهلت تعیین شده قادر به انجام یک کار نیستم. من به اطلاعات بیشتری از یک همکار که در آن زمان در دسترس نبود نیاز داشتم. به‌جای عجله در پروژه یا ازدست‌دادن مهلت مقرر، با مدیرم ارتباط برقرار کردم. گفتم ” اشکالی ندارد اگر جدول زمانی پروژه را اصلاح کنیم؟ امیدوار بودم که در عرض یک هفته آن را تمام کنم اما لازم است با فلان همکار در مورد یک سری اطلاعات مهم صحبت کنم اما برنامه او تا هفته آینده اجازه این کار را نمی‌دهد .” پس از آن مدیر من توانست من را به‌سوی همکار دیگری راهنمایی کند که آنچه را که برای پایان‌دادن به آن نیاز داشتم در اختیار من قرارداد.
سؤال بپرسید
در کارآموزی همه چیز جدید است: کار، کارکنان، فرهنگ محل کار. این موضوع در ابتدا سخت به نظر خواهد رسید و اما راه‌حل برای رفع سختی آن است که در صورت تردید درمورد چیزی، سؤال بپرسید.
هنگامی‌که خود را در مورد کسب و کار و اهداف آن، پروژه‌هایی که بیشترین اهمیت را برای تیم شما دارند و افرادی که با آن‌ها کار می‌کنید آشنا کنید، نشان می‌دهید که علاقه واقعی به سازمان دارید. با این اوصاف در مورد سؤالاتی که می‌پرسید مراقب باشید، شما می‌خواهید که اطمینان حاصل کنید که آن‌ها در مکالمه مشارکت دارند و از گفت‌وگو کردن شانه خالی نمی‌کنند.
در ادامه بررسی حالت‌های مختلفی از سؤال کردن هم خالی از لطف نیست:
- سؤالات مربوط به وظیفه و کارتان به شما کمک می‌کند تکالیف و وظایف را روشن کرده و احتمال انجام صحیح آن‌ها را افزایش دهید. چک کردن دوبارهٔ درک شما از آنچه که از شما انتظار می‌رود انجام دهید ضرری ندارد. به عنوان مثال هنگامی‌که از شما خواسته می‌شود ایده‌هایی را برای یک جلسه مطرح کنید، از مدیر خود بپرسید که آیا انتظار می‌رود که مقاله‌ای ارائه دهید یا یک سخنرانی کوتاه ارائه کنید. این نشان می‌دهد اگرچه تازه‌کار هستید اما کامل بر همه چیز تسلط دارید.
- سؤالات بصیرانه روش‌هایی خوبی برای ایجاد گفت‌وگو بین همکاران و ایجاد انگیزه برای تفکر در خارج از چارچوب‌های معمول خود است. به‌عنوان‌مثال هنگامی‌که شما و تیمتان در تلاش برای حل یک مسئله دشوار هستید پرسیدن سؤال در مورد رقبا، اهداف یا مشتریان شرکت خود یا مطرح‌کردن روند هیجان‌انگیز صنعت می‌تواند به افراد در انجام مأموریت شما کمک کند و حتی ایده‌های جدید یا طرز تفکرهای زیادی را القا کند.
- از طرفی دیگر، سؤالات تنبل‌اند (سؤالاتی که می‌توانید خودتان درباره آن‌ها تحقیق کنید) یا سؤالات نامناسب (سؤالاتی که خارج‌ازموضوع و یا اخلال‌گر هستند) می‌توانند علیه شما کار کنند.
وقتی در اولین جلسه تیم شرکت کردم، کلمات اختصاری زیادی وجود داشت که من کامل متوجه نمی‌شدم و پروسه‌ها و روندهایی وجود داشت که با آن‌ها آشنا نبودم، بعداً از مدیر توضیح خواستم، اما اگر در طول جلسه دستم را بلند می‌کردم، وقت دیگران را تلف می‌کردم.
در نظر داشته باشید که در ابتدا بلندکردن دست در جلسه برای پرسش ممکن است ناشی گرایانه به نظر برسد. با افرادی که بیشتر از شما در سازمان بودند و به نظر می‌رسد همه آن‌ها را می‌دانند، احاطه خواهید شد. اما دیدگاه شما اگر بیشتر نباشد به همان اندازه که از دید ناظر خارجی به نظر می‌آید ارزشمند است. شما قادر خواهید بود چیزهایی را که دیگران متوجه آن نیستند بفهمید و چشم‌انداز تازه‌ای ارائه دهید.
اگر مردد هستید، مثل من عمل کنید و به خود فشار نیاورید تا فوراً صحبت کنید، از دو جلسه اول تیمی خود برای آب کردن این حس استفاده کنید.
فراتر از انتظار ظاهر شوید
مدیر شما احتمالاً در ابتدای کارآموزی انتظاری را برای شما رقم خواهد زد. اگر می‌خواهید یک کار تمام‌وقت انجام دهید حداقل باید این انتظارات را برآورده کنید. اما حتی بهتر است اگر بتوانید یک گام جلوتر بروید و از آن‌ها فراتر بروید.
به‌عنوان‌مثال، وقتی کارآموزی شما آغاز می‌شود ممکن است چند پروژه با اولویت کم بدون مهلت مشخص به شما داده شود. این موارد معمولاً به‌صورت وظایف مداوم، مانند به‌روزرسانی تقویم یا ثبت گزارش در تحقیقات انجام می‌شوند که خیلی چالش‌برانگیز به نظر نمی‌رسند.
ابتکار عمل را به عهده بگیرید و خود را به چالش بکشید. در طول هفته اول کارآموزی من، دو پروژه نسبتاً آسان به من داده شد. من می‌دانستم که می‌توانم وظایف بیشتری را بپذیرم بنابراین از مدیر خود پرسیدم که اولویت‌های تیم چیست و چه کمک‌های دیگری را درباره آن‌ها می‌توانم انجام دهم. وقتی تکلیف و وظیفه جدیدم را دریافت کردم فقط یک جا ننشستم که آن کار را انجام دهم. من نشان دادم که با ارائه فرایندهای جدید برای انجام کارهای قدیمی می‌توانم نوآور باشم.
برای اینکه این موارد را در کارهای خود اعمال کنید، یک تکلیف مشخص را انتخاب کنید و از خود بپرسید: “ساده‌ترین راه برای انجام این کار چیست؟ آیا می‌توانم رویکرد جدیدی پیشنهاد کنم؟ آیا ابزاری وجود دارد که به کارایی من و تیم من کمک کند؟ “
به همین ترتیب اگر در موضوعی که دقیقاً در صفحه کاری شما وجود ندارد مهارت دارید، به دنبال راه‌هایی برای نمایش آن باشید. به عنوان مثال اگر در حال برنامه ریزی رویداد حرفه‌ای هستید، بخواهید که به سازماندهی جلسه بزرگ بعدی کمک کنید.
در ارائه بهترین‌ها و جستجوی کار بیشتر، فعال و بی‌امان باشید. شما خودتان را بهتر از هر کسی می‌شناسید پس از قضاوت خودتان برای ارزیابی اینکه توانایی انجام چه کاری را دارید و چه کاری به شما احساس خوب می‌دهد استفاده کنید. سپس پتانسیل خود را به افرادی که با آن‌ها کار می‌کنید ثابت کنید.
ارتباط برقرار کنید
شما می‌خواهید که نه تنها رئیس‌تان بلکه اعضای تیمتان نیز شما را دوست داشته باشند. شما می‌خواهید که آن‌ها از بودن در کنار شما لذت ببرند و از این واقعیت که یک روز ممکن است راه شما از یکدیگر جدا شود ناراحت شوند.
برخلاف زندگی دانشجویی که موفقیت شما به تلاش فردی و استاد شما بستگی دارد، موفقیت شما به‌عنوان نیروی کار تا حد زیادی به میزان همکاری شما با تیم بستگی دارد. منظور از گفتن همه این‌ها این است که تعاملات خود را محدود نکنید. به دنبال همتایانی بگردید که می‌توانید با آن‌ها متد شوید و تلاش کنید با افراد در بخش‌های مختلف نقاط مشترک پیدا کنید. انجام این کار نه‌تنها برای پیشرفت شما مفید است بلکه کارآموزی را برای شما بسیار لذت‌بخش‌تر می‌کند.
برای شروع، سعی کنید از افراد دیگر سازمان خود بیاموزید.
دوم، تا هرکجا که می‌توانید به همکاران خود پیشنهاد کمک دهید. خود را بخش ضروری روند کار روزانه آن‌ها بکنید، ایجاد روابط درون تیمی و در کل سازمانی باعث به‌یادماندنی شدن شما می‌شود و به شما کمک می‌کند شبکه‌ای ایجاد کنید که در آینده می‌تواند مفید باشد.
سوم، به یاد دارید که چگونه به شما گفتم زود به جلسات بروید؟ از آن‌وقت اضافی برای گپ زدن با همکاران خود استفاده کنید. از آن‌ها درباره اینکه آخر هفته‌شان چگونه بود یا در مورد لوازم جانبی جالب روی میز کارشان یا در زمینه مجازی آن‌ها دیده‌اید، سؤال بپرسید یک‌بار متوجه شدم که همکار من روی میز خود کنار شیشه تنقلات پوستری دارد که روی آن نوشته شده است: “گرسنه نیستی، حوصله‌ات سر رفته است “. متوجه شدم که موضوع مرتبطی است و به شوخی درباره آن با همکارم گپ زدم که هنوز هم باهاش دوست هستم.
در آخر، از تایم استراحت ناهار و قهوه استفاده کنید. اکنون که همه چیز آنلاین است این کار ممکن است دشوار باشد اما قابل اجراست. در طول هفته اول خود، با اعضای مختلف تیم تماس بگیرید و از آن‌ها بپرسید که وقت کافی برای ملاقات‌های کوتاه دونفره دارند؟ به آن‌ها بگویید دوست دارید درباره کارهایی که انجام می‌دهند بیشتر بدانید و با چند سؤال آماده شوید. اگر تیم شما دارای کانال مجازی است، می‌توانید با درخواست کتاب یا نمایش توصیه‌ها، یا با به اشتراک گذاشتن مقاله یا ویدئوی که برایتان مرتبط است، مکالمه‌ای را شروع کنید.
هرچه بیشتر دیده شوید، یافتن نقاط مشترک برای شما آسان‌تر خواهد بود. اگر قبلاً در فضای کاری شما اتفاق نیفتاده است می‌توانید یک ساعت شادی مجازی یا دور هم جمع‌شدن را پیشنهاد دهید.
برای چهار سال در اولین کار تمام وقت خود ماندم. اشتیاق من در این شرکت باعث شد تا متوجه شوم که کار آموزی همیشه کوتاه مدت نیست. اگر در حال حاضر شخصی هستید که به دنبال کارآموزی هستید یا آن را شروع می‌کنید، نکته برای یاد آوری این است که برای شناخته شدن به ماه‌ها زمان نیاز ندارید. خود را در آن موقعیت قرار دهید، از نقاط قوت خود استفاده کنید و این فرصت را محقق کنید.
به طور خلاصه می‌توان گفت:
تبدیل کارآموزی به یک نقش تمام‌وقت شاید غیرممکن به نظر برسد، اما این‌طور نیست. خلاصه راهکارهای تبدیل کارآموزی به کار تمام‌وقت عبارتند از:
- ابتدا اعتماد همکاران‌تان را جلب کنید. در جلسات وقت شناس باشید، پروژه‌های خود را با دقت انجام دهید و صادقانه با مدیر خود ارتباط برقرار کنید.
- سؤالات بینشی که به تیم کمک می‌کند خارج از چارچوب فکر کنند.
- سعی کنید راه هایی را برای فراتر رفتن از انتظارات مدیر خود پیدا کنید. اگر در کاری مهارت دارید که آن کار در لیست کارهای قابل‌ارائه شما نیست، به دنبال راه‌های نمایش آن باشید.
- با افراد در سراسر سازمان ارتباط برقرار کنید و فراتر از کار، همکاران خود را بشناسید.
