راهکارهایی برای اندازه‌گیری عملکرد در شرکت‌هایی با مدل کاری هیبرید

همان‌طور که در مطالب قبلی بلاگ اونت هم اشاره کردیم، بسیاری از شرکت‌ها به دلایل مختلف از جمله مشکلات ناشی از گسترش کرونا تصمیم گرفته‌اند تا به مدل کاری هیبرید یا ترکیبی روی بیاورند. منظور از مدل کار ترکیبی بهره‌گیری از کارکنان به صورت حضوری و دورکاری است. در شرکت‌هایی که کارکنان فقط به صورت حضوری کار می‌کنند، اندازه گیری عملکرد ساده‌تر است.

شاید برخی از روش‌های مطرح شده در ادامه کارایی لازم را برای شما نداشته باشند، اما به عنوان یک روش استاندارد توسط شرکت‌ها پذیرفته شده‌اند. اما زمانی‌که کارکنان به صورت دورکاری فعالیت می‌کنند، چگونه می‌توان به مدیریت عملکرد و سنجش کارایی آن‌ها پرداخت؟ با این پیش‌فرض که سازمان‌ها برای بهبود بازگشت سرمایه، افزایش درآمد و حفظ کارکنان خود باید مدیریت عملکرد را در اولویت قرار دهند.

با توجه به گزارشات ارائه شده، حدود ۴۴ درصد از کارکنان آمریکایی ترجیح می‌دهند که از خانه کار کنند و رهبران و مدیران منابع انسانی در حال ایجاد دستورالعمل‌ها و سیاست‌های جدیدی برای این منظور هستند. بار دیگر این سوال مطرح می‌شود که چگونه می‌توان به بهترین نحو از تیم‌ها و افراد حمایت کرد.

آیا سازمان‌ها باید فرآیند فعلی خود را در محیط های هیبریدی جدید کنار بگذارند؟ آیا آن‌ها باید از ساختار قبلی خود پیروی کنند؟ برای اطمینان از پایداری، چابکی و مهم‌تر از همه موثر بودن مدیریت عملکرد چه کارهایی می توان انجام داد؟

✅ اکنون هدف‌گذاری بیش از هر زمان دیگری مهم است

مهم‌ترین گام برای سنجش عملکرد، هدف‌گذاری پویا و منظم است. برخلاف مدیریت عملکرد سنتی که در آن اهداف یک بار (شاید دو بار در) در سال تعیین و مورد بازبینی قرار می‌گیرند، در یک رویکرد موثر معمولا به صورت مرتب هدف‌گذاری صورت می‌گیرد. در این هدف‌گذاری اهداف به صورت واضح، چابک و تیم‌محور تعیین می‌شوند و افراد را با ماموریت و اهداف سازمان هماهنگ می‌کنند.

در محیط‌های ترکیبی امروزی ارتباطات به روش سنتی امکان‌پذیر نیست و آن‌ روش‌ها نمی‌توانند جوابگوی نیازهای امروزی ما باشند. روش‌های قدیمی و سفت و سخت انتخاب یک هدف و عدم بررسی مجدد آن برای یک سال دیگر نمی‌تواند به اندازه کافی بهینه باشد.

به نظر می‌رسد امروزه تعیین اولویت‌ها و هماهنگی آن‌ها با کارکنان کارسازتر خواهد بود و کارکنان می‌توانند کارهای خود را بر اساس اولویت‌ها و محورهای تعیین شده تنظیم کنند. این اولویت‌ها منعکس کننده کارهایی هستند که باید انجام شوند، تیم‌ها را حول یک هدف مشترک همسو می‌کنند و شفافیت ایجاد می‌کنند.

یک روش موثر برای تعیین اهداف و اولویت‌ها که برای شرکت‌های کوچک و بزرگ مناسب است، چهارچوب OKR (اهداف و نتایج کلیدی) نام دارد. در این چهارچوب، اهداف براساس عوامل مشترک تعیین می‌شوند و افراد را برای انجام یک کار توانمند می‌سازند.

رهبران یک سازمان علاوه بر این‌که باید این اهداف را تعیین کنند، باید به طور منظم اهمیت ماموریت و هدف را با دیگران در میان بگذارند و درک آن را برای آن‌ها ساده‌تر سازند.

✅ تمرکز بر اهداف به اندازه گیری عملکرد کمک می‌کند

اهداف درست اغلب دارای ویژگی‌های مشترکی هستند: دارای خروجی مشخص هستند، قابل اندازه‌گیری می‌باشند و اقدام محور هستند.

سازمان‌ها باید ساختار و روال مشخصی تهیه کنند که مطمئن باشند، تیم‌ها و افراد در محیط کار هیبریدی‌شان از چشم‌انداز و اولویت‌های مشترکی برخوردارند. اهداف ملموس و درستی انتخاب می‌کنند و به دنبال نتایج مناسب هستند. تمرکز بر اهداف و نتایج به این معنی است که کارکنان حضوری و دورکار در یک مسیر مشخص برای دستیابی به اهداف اصلی سازمان فعالیت کنند.

✅ اهداف باید شفاف باشند

موفقیت یک محیط کاری هیبریدی مبتنی بر ارتباطات و شفافیت است. در چنین محیط‌ هایی دیگر نمی‌توانیم تعاملات حضوری را به بهترین شکل ممکن داشته باشیم، بنابراین، باید آن‌چه که هر فرد و تیم روی آن کار می‌کند، به وضوح مشخص باشد که همه اینها باعث اعتمادسازی و وفاداری کارکنان می‌شود.

به عبارت دیگر، شفافیت هدف، نظارت شخصی سنتی را با یک چهارچوب همکاری جایگزین می‌کند.

این مدل همکاری بسیار آسان‌تر و عادلانه‌تر از مدل‌های مدیریتی ایستا است. مسیری و برنامه‌ای را فراهم می‌کند تا عملکرد کارکنان به درستی اندازه‌گیری شود و خود آن‌ها نیز از چگونگی این اندازه‌گیری اطلاع خواهند داشت.

✅ برای اندازه گیری عملکرد در محیط‌های کاری هیبریدی به تکنولوژی نیاز داریم

علاوه بر شفافیت، استفاده از فناوری برای اندازه گیری عملکرد و تعیین اهداف، استقلال و تعامل ضروری است. پلتفرم‌هایی که چارچوبی یکپارچه را فراهم کنند تا همه افراد در سازمان از آن استفاده کنند. زمانی‌که کارکنان با استفاده از OKR در مورد اهداف خود تصمیمی گرفتند و اقداماتی را برای آن انجام دادند، در آن پلتفرم قابل مشاهده خواهد بود. هم‌چنین در این پلتفرم کارکنان می‌توانند اهداف مدیر را به طور شفاف ببینند و متوجه شوند که آیا کار آن‌ها با استراتژی بزرگتر مرتبط است یا نه؟

زمانی‌که به دنبال اندازه گیری عملکرد کارکنانی هستید که هم حضوری فعالیت می‌کنند و هم به صورت دورکاری! تعیین اهداف روشن و همسو با هدف و مأموریت مشخص، حمایت از تیم‌ها برای همکاری با یکدیگر و توانمندسازی کارکنان بیشتر اهمیت پیدا می‌کند. همان‌طور که اشاره کردیم، امروزه ابزارهای تکنولوژیک بسیاری برای این موضوع طراحی و توسعه داده شده‌اند که می‌توانند برای همسو کردن کارها بسیار کاربردی باشند. صرف نظر از این‌که چه ابزارهایی را انتخاب می‌کنید، به یاد داشته باشید که:

فناوری قرار است کارها را آسان‌تر کند – نه سخت‌تر – و از شفافیت، همسویی و همکاری پشتیبانی کند.

✅ اندازه گیری عملکرد با انتخاب متریک‌های درست آغاز می‌شود

با این‌که در موارد قبلی اشاره کردیم که اهداف مشخص و واضح برای همسو شدن تیم ضروری هستند، اما براساس تحقیقاتی که توسط تیم گالوپ انجام شده است، از هر ۱۰ کارمند ایالت متحده، حدود ۶ نفر اذعان داشته‌اند که از انتظارات مدیر و سازمان به طور کامل آگاه نیستند.
اگرچه گفته می‌شود اندازه‌گیری عملکرد با تعیین متریک‌های درست آغاز می‌شود، اما واقعیت این است که مشخص کردن اهداف و متریک‌ها و هم‌چنین تلاش برای مفهوم کردن آن به تمامی کارکنان کاملا پیچیده است.

در تحقیقات کیفی گالوپ سه حوزه مشخص شده است که می‌توان با استفاده از آن‌ها موفقیت یک فرد در شغلش را اندازه‌گیری کرد:

• کار من: تعیین قله‌ها و تلاش برای رسیدن به آن‌ها
• تیم من: همکاری اثربخش
• مشتری من: جلب رضایت مشتری

این سه حوزه عملکرد اصلی – کار من، تیم من، مشتری من – چارچوب استانداردی هستند که هر رهبر می‌تواند برای ارزیابی بهره وری کارکنان، صرف نظر از موقعیت مکانی آن‌ها استفاده کند.

منبع: Gallup & Betterworks