مدیریت انرژی مهم‌تر از مدیریت زمان!

فرض کنید می خواهید اجسام سنگینی را از یک نقطه به یک نقطه‌ی دیگر در یک بازه چند ساعته منتقل کنید، شاید به نظر بیاید که با برنامه‌ریزی و زمان‌بندی مناسب می‌توان این کار را به بهترین نحو و به موقع به پایان رساند. اما نکته مهمی که باید در نظر گرفته شود این است که ساختار انسان‌ها با ماشین‌ها و ربات‌ها تفاوت زیادی دارد و نمی‌توان فقط روی زمان‌بندی مناسب برای اتمام درست و به موقع کار توسط فرد حساب باز کرد، بلکه بیشتر از مدیریت زمان باید به مدیریت انرژی توجه کرد تا فرد بعد از انجام قسمتی از کار در دوره کوتاه زمانی بتواند انرژی خود را بازیابد که این تجدید انرژی موجب هموار شدن راه برای انجام به موقع و درست کار می‌شود.

در این مقاله به راهکارهای مدیریت انرژی و ارتباط آن با مدیریت زمان و فعالیت‌های سازمانی و روزمره می‌پردازیم.

اصلی‌ترین مشکل ساعت‌های طولانی کار کردن این است که زمان یک منبع محدود است. اما قضیه انرژی فرق دارد، انرژی در فیزیک به عنوان ظرفیت انجام کار تعریف شده است.

انرژی در انسان از چهار منبع به دست می‌آید:

• بدن
• احساسات
• ذهن
• و روح

در هر کدام انرژی می‌تواند به طور سیتماتیک گسترش پیدا کند و به طور منظم به وسیله ایجاد رفتارهای خاص آیینی که عمدا تمرین شده و دقیقا برنامه‌ریزی شده است تجدید شود، با این هدف که هرچه سریع‌تر این آیین‌ها به صورت خودکار و ناخودآگاه دربیایند و فرد به انجام آن کارها عادت کند.

سازمان‌ها برای اینکه به طور موثر به نیروی کار خود انرژی دوباره دهند نیاز دارند که تاکید و تمرکز خود را از تلاش برای بیشتر کار کشیدن از نیروی کار به سرمایه گذاری روی آن‌ها تغییر دهند. در این صورت کارکنان انگیزه می‌گیرند و قادر خواهند بود هر روز انرژی یشتری برای کار اختصاص دهند.

برای مدیریت انرژی و بازیابی مرتب آن هر کسی نیاز دارد که بها و ارزش رفتارهای تخلیه کننده انرژی را بشناسد و مسئولیت تغییر آن‌ها را بر عهده بگیرد.

برای مثال خواب به موقع و مصرف نکردن مشروبات الکلی که در جلوگیری از پریشان شدن خواب موثر هستند، موجب می‌شوند که بعد از بیداری احساس کنید که استراحت بیشتری کرده‌اید و برای ورزش کردن انگیزه بگیرید.

بیشتر سازمان‌های‌ بزرگ بر روی ارتقإ مهارت‌ها، دانش، و صلاحیت و شایستگی کارکنان خود سرمایه گذاری می‌کنند. اما تعداد خیلی کمی از آن‌ها به ساخته شدن و ارتقإ انرژی و ظرفیت آن‌ها که یک امر بدیهی است کمک می‌کنند.

منبع اول: بدن یا جسم (انرژی فیزیکی)

 اگر تغذیه، ورزش، خواب و استراحت به صورت مناسب انجام و رفع نیاز نشوند، سطح انرژی افراد و همچنین توانایی آن‌ها در مدیریت احساسات و تمرکز حواس کاهش می‌یابد. با این وجود بسیاری از افراد توجه کافی را به این موضوع ندارند.

اخیرا تحقیقاتی برای بررسی این موضوع صورت گرفت:

قبل از اینکه شرکت کنندگان در این برنامه تحقیقاتی شروع به کشف راه های افزایش انرژی جسمی خود کنند، یک حسابرسی انرژی انجام دادند، که شامل چهار سوال در هر بعد انرژی یعنی بدن، احساسات، ذهن و روح بود (16 سوال). به طور متوسط شرکت کنندگان هشت تا ده مورد از این 16 سوال را اشتباه جواب دادند، به این معنی که آن‌ها کارهایی مانند نخوردن صبحانه، عدم ابراز قدردانی از دیگران، تلاش برای تمرکز را یا انجام نمی‌دادند یا وقت بسیار کمی را صرف فعالیت هایی که به آن ها حس هدف می‌بخشید، اختصاص می‌دادند. در حالی که اکثریت شرکت کنندگان از یادگیری و یادآوری این‌که این رفتارها نتیجه مثبتی ندارند، متعجب نبودند، اما ذکر همه آن موارد در کنار هم اغلب برای‌شان ناراحت کننده  و هوشیاری بخش بود.

 مرحله بعد شناسایی آیین های ایجاد و بازیابی انرژی جسمی است. برای مثال زمانی که گری فارو، معاون رِییس جمهور در واچویا، این برنامه را آغاز کرد به طور قابل توجهی اضافه وزن داشت ، غذاهای ناسالم میخورد، فاقد یک تمرین منظم ورزشی بود، ساعت های طولانی کار می‌کرد و معمولا بیش از پنج یا شش ساعت در شب نمی‌خوابید.(اگرچه اغلب مدیرانی که می‌شناسیم همین‌گونه هستند).

در طول برنامه فارو تمرینات منظم قلب و عروق و قدرت را آغاز کرد. او در یک زمان مشخص شروع به خوابیدن کرد و طولانی‌تر خوابید. عادت‌های غذایی خود را از دو وعده غذایی بزرگ در روز به وعده‌های غذایی کوچکتر و میان وعده‌های سبک هر سه ساعت یکبار تغییر داد. هدف این بود که به او کمک شود تا سطح گلوکز خود را در طول روز تثبیت کند و بالا یا پایین شدن شدید گلوکوز در بدنش جلوگیری کند، در این دوره او 50 پوند وزن کم کرد و سطح انرژیش به طور قابل توجهی افزایش پیدا کرد. آیین دیگری که فارو اتخاذ کرد استراخت مختصر اما منظم در فواصل زمانی مشخص در طول روز بود، برای این منظور در آن زمان مشخص همیشه میز کار خود را ترک می‌کرد.

ارزش چنین وقفه هایی در فیزیولوژی ما نهفته است. ریتم های اولترادین به چرخه‌های 90 تا 120 دقیقه ای مربوط می‌شود که در طی آن بدن ما به آرامی از حالت پر انرژی به یک گودال فیزیولوژیکی منتقل می‌شود.

با پایان هر چرخه بدن به یک دوره بهبود و بازیابی تمایل پیدا می‌کند که پایان هر چرخه را سیگنال‌هایی مشخص می‌کند که این سیگنال‌ها شامل بی‌قراری جسمی، خمیازه، گرسنگی و مشکل در تمرکز است، اما بسیاری از ما آن‌ها را نادیده می‌گیریم و به کار خود ادامه می‌دهیم. نتیجه این است که مخزن انرژی ما یعنی ظرفیت باقی مانده انرژی ما همان‌طور که روز سپری می‌شود، می‌سوزد و کاهش می‌یابد.

وقفه‌های متناوب برای بازیابی و تجدید انرژی، عملکرد بهتر و پایدارتری را به همراه دارند. مدت زمان بازیابی انرژی از اهمیت کمتری نسبت به کیفیت آن برخودار است، در صورتی که این وقفه شامل آیینی باشد که به شما اجازه دهد از کار خود دست بکشید(به اندازه چند دقیقه کوتاه)  و کانال‌ها را به طور واقعی تغییر دهید، می‌توانید در مدت زمان کوتاهی بهبود کافی حاصل کنید. این می‌تواند از بلند شدن از پشت میز کار تا صحبت کردن با یک همکار در مورد چیز دیگری غیر از کار، گوش دادن به موسیقی، و بالا و پایین رفتن از پله‌ها در یک ساختمان اداری باشد.

در حالی که استراحت کردن، در اکثر سازمان ها ضد فرهنگی تلقی می‌شود و برای بسیاری از افراد موفق متضاد به نظر می‌رسد، اما ارزش آن چند وجهی است.

میتو لانگ مدیرعامل سونی در آفریقای جنوبی ، برخی ازآیین های مشابهی را که فارو انجام می داد را در پیش گرفت، از جمله 20 دقیقه پیاده روی بعد از ظهر، پیاده روی طولانی نه تنها استراحت و تنفس ذهنی و عاطفی به او می داد بلکه در عین حال ورزش می‌کرد و هم چنین به زمانی تبدیل شده بود که بهترین ایده های خلاقانه خود را به دست می آورد، این به این دلیل است که وقتی راه می‌رود فعالانه فکر نمی‌کند که این اجازه میدهد نیمکره چپ غالب مغز او با ظرفیت بیشتر خود برای دیدن تصویر بزرگ و جهش‌های خیالی‌، جای خود را به نیم کره راست بدهد.

منبع دوم: احساسات (کیفیت انرژی)

وقتی افراد قادر به کنترل بیشتر احساسات خود صرف نظر از فشار های خارجی باشند ، می توانند کیفیت انرژی خود را بهبود ببخشند . برای انجام این کار آن ها ابتدا باید آگاهی بیشتری درباره اینکه در نقاط مختلف چه حسی در طول روز کاری دارند و تاثیر این احساسات بر اثر بخشی آن ها به دست بیاورند. اکثر مردم و احساس میکنند  که انرژی مثبت دارند ، بهترین عملکرد را از خود نشان می دهند . آنچه آن ها تعجب آور می دانند این است که وقتی احساس دیگری دارند ، نمی توانند عملکرد خوبی داشته باشند یا به طور موثر رهبری کنند.

متاسفانه بدون بهبود  متناوب از نظز فیزیولوژیکی قادر به حفظ احساست بسیار مثبت برای مدت طولانی نیستیم. در مواجهه با خواسته های بی وقفه و چالش های غیر منتظره ، افراد معمولا در طول روز بار ها و بار ها به احساسات منفی فرو می‌روند، تحریک پذیر  و بی حوصله و مضطرب می شوند و احساس نا امنی می کنند ، چنین حالات ذهنی انرژی افراد را تخلیه می کند و باعث اصطکاک در روابط آن ها می شود.

چنین احساساتی همچنین تفکر واضح ، منطقی و تاملی را غیر ممکن می کند. هنگامی که یاد میگیرید که چه نوع رویداد هایی احساسات منفی تان را تحریک می کند ، ظرفیت بیشتری برای کنترل واکنش های خود پیدا میکنید.

یک ایین ساده اما قدرتمند برای احساسات منفی ، همان چیزی است که ما ان را خرید زمان می نامیم . تنفس عمیق شکمی یکی از راه های انجام این کار است. بازدم ارام به صورت پنج یا شش ثانیه باعث آرامش و بهبودی می شود و اثر احساسات منفی را خنثی میکند.

آیین قدرتمندی که به احساسات مثبت دامن می زند ابزار قدر دانی از دیگران است.عملی که به نظر می رسد به همان اندازه که برای گیرنده مفید است همان قدر نیز برای قدر دانی کننده مفید است ، این قدر دانی می تواند به شکل یک یادداشت دست نویس ، نامه الکترونیکی ، تماس یا مکالمه باشد و هرچه جزییات بیشتر و خاص تر باشد ، تاثیر آن بیشتر خواهد بود . مانند همه آیین ها اختصاص دادن زمان خاص برای انجام آن احتمال موفقیت را بسیار افزایش می دهد.

سرانجام افراد میتوانند با یادگیری تغییر در نظریه هایی که درباره وقایع زندگی خود به خود می گویند ، احساسات مثبت را پرورش دهند.غالبا افراد درگیر با مسایل زندگی ، خود را در نقش قربانی می بینند و دیگران یا شرایط بیرونی را مسَول مشکلات خود می دانند. آگاهی از تفاوت بین واقیعت ها در یک شرایط خاص و نحوه تغییر آن واقعیت ها می تواند به خودی خود قدرتمند باشد.

موثرترین راهی که مردم می توانند داستان را تغییر دهند مشاهده آن از طریق هر سه لنز جدید است که همگی گزینه هایی برای دیدن جهان از دید قربانی هستند . به عنوان مثال با لنز معکوس مردم از خود می پرسند ” شخص دیگر در این وضیعت چه میگوید و آن از چه راه هایی می تواند درست باشد؟” ، با لنز طولانی آن ها می پرسند ” به احتمال زیاد در شش ماه آیند این وضعیت چگونه خواهد بود؟” و آن ها با لنز عریض از خود می پرسند ” صرف نظر از نتیجه این مسُله ، چگونه میتوانم رشد کنم و از آن درس بگیرم؟” ، هر یک از این تفکرات می توانند به افراد کمک کنند تا عمدا احساسات مثبت بیشتری را پرورش دهند.

منبع سوم: ذهن ( کانون انرژی)

بسیاری از مدیران چند وظیفه ای بودن را به عنوان یک ضرورت در برابر تمام خواسته‌های‌شان می‌بینند، اما در واقع چند وظیفه‌ای بودن، در اکثر مواقع باعث کاهش بهره‌وری می‌شود .

حواس پرتی هزینه‌بر است، به عنوان مثال تغییر موقتی توجه از یک تسک به تسک دیگر، توقف کار برای پاسخ به ایمیل یا تماس تلفنی، مدت زمان لازم برای اتمام کار اصلی را تا 25% افزایش می‌دهد. تمرکز کامل 90 تا 120 دقیقه‌ای، استراحت واقعی و سپس تمرکز کامل روی فعالیت بعدی اغلب بسیار کارامدتر است

روش دیگر برای تحریک انرژی ذهنی، تمرکز سیستماتیک بر روی فعایت هایی است که بیشترین اهرم های طولانی را دارند.تا زمانی که افراد عمدا برای کار های چالش برانگیز تر برنامه ریزی نکنند ، تمایل ندارند که اصلا به آن برسند یا در آخرین لحظه از پس آن بر آیند . شاید موثر ترین آیین تمرکز برخی مدیران این است که مهم ترین چالش روز بعد را هر شب شناسایی کرده و آن را اولویت اول خود برای صبح قرار دهند.

منبع چهارم: روح انسان (انرژی، معنی و هدف)

مردم وقتی انرژی و روحیه می‌گیرند که کار و فعالیت‌های روزمره آن‌ها با آنچه بیشتر از همه برای‌شان ارزش دارد و با آنچه به آن‌‌ها حس معنا و هدف می‌بخشد، سازگار باشد. اگر کاری که انجام می‌دهند برای‌شان واقعا مهم و ارزشمند باشد، آن‌ها معمولا انرژی مثبت‌تری در خود حس می‌کنند و تمرکز و پشتکار بیشتری دارند. متاسفانه خواسته‌های زیاد و سرعت سریع زندگی وقت زیادی برای پرداختن به این مسایل نمی‌گذارد و بسیاری از مردم حتی نمی‌توانند معنی و هدف را به عنوان منابع بالقوه انرژی تشخیص دهند.

برای دستیابی به انرژی روح انسان، مردم باید اولویت‌ها را روشن کرده و آیین‌های همراه را در سه دسته ایجاد کنند:

1. آنچه را که به بهترین وجه می‌توانید انجام دهید، عملی سازید.
2. آگاهانه زمان و انرژی خود را به زمینه‌های مختلف زندگی خود هم‌چون کار، خانواده، سلامتی، خدمت به دیگران و … اختصاص دهید.
3. ارزش‌های اصلی خود را در زندگی روزمره خود پیدا کنید.

در گزینه اول اول هنگامی که می خواهید بفهمید چه کارهایی را بهتر انجام می‌دهید و از چه کارهایی بیشتر لذت می‌برید، باید این نکته را در نظر داشته باشید که این دو لزوما مشمول یکدیگر نیستند. ممکن است در مورد چیزی که بسیار در آن مهارت دارید بازخورد مثبت زیادی دریافت کنید، اما واقعا از آن لذت نبرید، برعکس شما می‌توانید عاشق انجام کاری باشید اما هیچ چیز برای ارایه در آن حوزه نداشته باشید، بنابراین دستیابی به موفقیت، به انرژی بیش از سرمایه‌گذاری منطقی نیاز دارد.

در گزینه دوم اغلب بین آنچه که مردم می گویند برای‌شان مهم است، و آنچه که در واقعیت انجام می‌دهند یک اختلاف فاحش وجود دارد، ولی آیین‌ها می‌توانند به رفع این شکاف کمک کنند.

و در حالت سوم که برای بسیاری یک چالش محسوب می شود . بیشتر مردم با چنان سرعت خشنی زندگی می کنند که به ندرت توقف میکنند که از خود بپرسند که به دنبال چه هستند و می خواهند چه کسی باشند. در نتیجه آن ها اجازه می دهند که خواسته های بیرونی کارها واعمالشان را به ان ها دیکته کنند .

پرداختن به این سه موضوع به افراد در رسیدن به احساس همسویی، رضایت و رفاه بیشتر در زندگی کاری و شخصی کمک می‌کند.

منبع: HBR