امنیت روانی سازمان چیست؟ ۴ راهکار برای بهبود امنیت روانی سازمان‌ها
در این زمانه، تاکید مطبوعات کاری بر روی مسئله امنیت روانی بسیار رایج است و اهمیت آن در تمامی زمینه‌ها از بهداشت و زیبایی تا صنعت و سرویس‌های مالی قابل مشاهده است. با همه‌گیری بیماری این بحث حتی بیشتر از قبل مورد توجه و تاکید قرار گرفته. اما با این حال بعضی تفکرات اشتباه در میان افراد وجود دارد. یک نمونه از تفکرات اشتباه مدیران کار این است که امنیت روانی در هر محیط شغلی سالمی که برای مثال به دور از آزار و اذیت باشد، وجود دارد. اما در حقیقت محیط‌های امن روانی بسیار کم‌پیدا هستند.
ساخت یک محیط روانی امن معمولا کار بسیار چالش‌برانگیزی است و مهارت و سرسپردگی بالایی می‌خواهد. علت آن نیز کاملا مشخص است. اینکه فردی ایده‌هایش را پیش خودش نگه داشته و آن را بازگو نکند، یا به پرسیدن سوال بی‌میل باشد، و یا حتی برای مخالفت با رئیسش معذب باشد کاملا طبیعیست. با این گرایشات، بیان ایده‌ها، نگرانی‌ها و سوالات معمولا بسیار کمتر از آن هست که مدیران متوجه آن شوند. برای تغییر این روند باید تمرکز کرده و زحمت بکشید. هیچوقت فرایند تغییر ذهنیت و ساخت اخلاق جدید کار ساده‌ای نبوده و نخواهد بود.
ما نمی‌گوییم این کار ناممکن است. بر خلاف آن، با توجه به مدارکی که وجود دارد این کار کاملا شدنی است و ما امنیت روانی را به عنوان یک چیز باارزش در شرکت‌هایی که دچار تردید هستند و یا نیاز به خلاقیت دارند می‌بینیم. اما باید به آن سطح از سرسپردگی و بلندهمتی لازم برسید در غیر این‌صورت ناموفق خواهید بود. خوشبختانه ما شاهد این بودیم که تلاش‌ها ثمره بخش بودند. در SEB، یکی از مسئولین اجرایی به کمک مدیریت کل (آقای پِر) بر روی برنامه چهار ماهه‌ای کار کردند تا روند ساخت امنیت روانی و توانایی ارتباط را بهبود بخشند. او در این رابطه به ما گفت:
زودتر از آنچه که انتظار داشتیم نتیجه گرفتیم. و این نتایج حاکی از تصمیمات سریعتر و بهتر بودند. بعضا برای آن‌که سرعت‌تان را زیادتر کنید باید آرام‌تر روید (و به مشکلات و روند کار نگاهی اندازید). ما مشکلات استراتژیک که مدت‌ها با ما بودند را توانستیم در مدت زمان نسبتا کوتاهی حل کنیم.
چه چیزی باعث این موفقیت شده؟ ما ۴ تا از عناصر اساسی بر طبق تحقیقات Amy در شرکت SEB را در این مقاله نوشتیم. او از تاکتیک‌های مختلف برای بهبود نگرش و تمرکز استراتژیک تیمش استفاده می‌کرد درحالیکه ظرفیت شرکت را برای مواجهه با آسیب پذیری‌های احتمالی افزایش می‌داد. این روش‌ها برای هر تیم مدیریتی جوابگو خواهد بود. ممکن است نتایج کار و نوع تصمیماتی که گرفته می‌شود متفاوت باشد اما تلاش برای بهبود توانایی‌ها در محیط شغلی چیز ثابت و حتمی است.
بر روی عملکرد تمرکز کنید
در ابتدا، به چیزی که اکثر مسئولین اجرایی می‌خواهند تمرکز کنید: عمکلرد. ساخت یک محیط کار ایمن از نظر روانی نیازمند این است که افراد برای بهبود نتیجه صحبت کنند و کیفیت و صراحت آن برای نتیجه مهم باشد و این کار نیازمند تغییر فرهنگ و استفاده از مهارت‌های بین فردیست. به دست آوردن عملکرد در کارهایی که آگاهی در آن‌ها نقش مهمی دارد، نیازمند ایده‌ها و تجارب چندین نفر است که در این صورت باید افراد داوطلبانه برای صحبت کردن علاقمند باشند.
در تضاد، وقتی که هدف شما چیزی مثل «کمک به مردم برای اینکه احساس امنیت کنند» و «گوش دهنده بهتری باشند» باشد، تغییر سخت خواهد بود. این چیزها اهمیت دارند اما مفهوم آن‌ها پایانی ندارد. مسئولین اجرایی ارشد زمانیکه مردم نقش آن‌ها را در حل مسائل پیچیده می‌بینند، اهمیت امنیت روانی را درک میکنند.
با این وجود، بصیرت تنها عامل تغییر رفتار نیست. تجربه روش مختلف از اجرای یک عملیات می‌تواند مفید باشد. پِر این را یک فرایند دو مرحله‌ای می‌داند. اول از همه به یک تیم کمک کنید تا مهم‌ترین چالش‌های روند را تجربه کنند و بر روی مهارت‌های بین فردی در بازه‌های زمانی مشخص و امن کار کنند. سپس به شرکت‌کننده‌ها کمک کنید تا این چالش‌های سخت را بین تیم‌های دیگر پخش کنند و بر روی آن‌ها رهبری کنند.
آن‌ها را به اشتراک‌گذاری داستانشان تشویق کنید که توصیف کنند چگونه خلوص، آسیب پذیری و دید با نگرش متفاوت باعث بهبود نتیجه آنان شده. به مرور زمان و با تمرین سایر اعضای تیم، نتایج برای شما کاملا قابل مشاهده و ملموس خواهد بود.
هم تیم و هم افراد را آموزش دهید
تجربه پِر به عنوان یک بازیکن بسکتبال و یک مربی این نتیجه را داشت که برد هر تیمی بخاطر دو نوع از آموزش بود: آموزش های فردی (پرتاب توپ و دریبل) و آموزش‌های تیمی (که شامل مکان‌یابی و وقت شناسی برای انجام پاس، شوت و یا دریبل است و در کل به همکاری بین اعضا مربوط است).
این امر برای تیم‌های مدیریتی نیز صادق است. مسئولین اجرایی باید به صورت شخصی مهارت‌های نگرشی و اشتراک گذاری ایده‌ها و نگرانیشان را یاد بگیرند و تمرین کنند. اما این مهارت‌ها زمانی خودشان را نشان خواهند داد که تیمی با هم آن را یاد گرفته و بر روی کار واقعی امتحان کنند.
این یعنی باید مکالمه‌های سازنده برای تمرین ایجاد شوند که در آن چندین نگرش یک راه حل جدید را برای اینکه قدم بعدی چه باشد بسازد. برای مباحث پیچیده‌تر، بهتر است از یک حالت ساختاریافته استفاده کنید تا بتوانید اثربخشی تیم را بیشتر کرده کنید. برای مثال پِر اغلب از برنامه‌های هفتگی گروهی استفاده می‌کند تا برای افرادش مهارت‌های شخصی را یاد دهد و بر روی مکالمه‌های طولانی‌تر تاکید دارد چرا که باعث می‌شود تا مهارت‌هایشان را به کمک هم، هر ماه یکبار تمرین دهند.
تجسم‌تان را یکی کنید
تجسم در موارد مختلف از ورزشکاری که قصد شکستن رکورد را دارد تا روانشناسانی که به بیمارانشان کمک میکنند تا مشکلاتشان را پیدا کنند، کاربرد دارد. به طور مشابه، در جلسات هفتگی پِر در SEB، از شرکت کنندگان خواسته شد تا موقعیت‌های اخیر که در آن از نظر نگرشی، صحبت کردن، یا ساخت فضایی که همه بتوانند راحت در آن شرکت کنند، در نظر گرفته و آن را تجسم کنند.
بعد از اشتراک گذاری تجربه‌ها از آن‌ها خواسته شد تا موقعیت‌های پیش‌رویی که می‌آید را تجسم کنند و به اینکه چگونه در آن عمل خواهند کرد تا یک فضای مناسب را برای حل موضوعات و گرفتن تصمیمات خواهند ساخت، فکر کنند.
برای تجسم باید به جزئیات توجه شود. با در نظر گرفتن شرایط و نوشتن آن‌ها، به صورتی که توضیحات کاملا محسوس باشد، افراد راحت‌تر می‌توانند مهارت‌های جدید را کشف کرده و آن‌ها را تمرین دهند. اگرچه برای مسئولین اجرایی، پیدا کردن نمونه سخت است اما به مرور زمان این کار راحت‌تر خواهد شد چون در توجه به نکات مثبت و به کنکاش مسئله حرفه‌ای‌تر می‌شوند.
آسیب‌پذیری‌های مربوط به کار را خنثی کنید
حس اضطراب در مواجهه با اینکه آسیب‌پذیر هستیم، کاملا طبیعی است. تحقیقات مربوط به اضطراب نشان می‌دهد که تمرین‌های مقابله با آسیب‌پذیری باعث کاهش اضطراب خواهد شد. به طور مشابه امی با مسئولینی کار کرده که درک کنند صریح بودن (در عین آسیب‌پذیری) باعث صدمه نخواهد شد. این کار باعث شد تا آن‌ها اندازه ریسک‌های بین فردی که حس میکنند توانایی تحمل آن را دارند افزایش دهند.
در SEB، پِر از تیم‌های اجرایی خواست تا موضوع‌های مهم و پیچیده که تا به حال نتوانسته‌اند در آن پیشرفتی داشته باشند را شناسایی کنند. او به آن‌ها با مکالمه‌ای که باعث تغییر نگرش آن‌ها می‌شود کمک کرده و همزمان باعث توسعه مهارت‌ها و پیشرفت روند حل مشکل می‌شد. قبل از اینکه افراد در این تمرین شرکت کنند، او آن‌ها را با چالش‌های کم اهمیت‌تر برای مکالمه آماده می‌کرد. این کار بسیار مهم است چون اگر شرکت کنندگان اطلاعات مهم اما حساس و یا ناخوشایند را بازگو نکنند، مکالمه نتیجه خوبی نخواهد داشت.
توجه بر روی عملکرد، و کار کردن بر روی افراد هم به صورت تیمی و گروهی، استفاده از تجسم، خنثی سازی آسیب‌پذیری‌ها و استفاده از مشکلات واقعی برای توسعه مهارت‌ها در عین پیشرفت باعث بهبود شرایط و ظرفیت هر تیمی شده. ما اعتراف می‌کنیم که این کار سختی است اما این باعث می‌شود که یک چیز باارزش برای رقابت باشد. علی‌الخصوص در زمان‌های پرآشوب، مدیران و تیم آن‌ها به طور مداوم بر روی خلوص کار، سرعت و خلاقت در روند کار وابسته‌تر می‌شوند. ساخت ظرفیت‌هایی برای امنیت روانی و تغییر نگرش را نمی‌توان یک کار ابتدایی در نظر گرفت اما به طور مداوم تبدیل به یک بخش حیاتی برای رسیدن به اهداف عالی در چالش‌های کسب و کار‌های امروزی می‌شود.
نویسنده های این مقاله: Amy C. Edmondson و Per Hugander
منبع: HBR
