در مورد مدیریت زمان کارها واقع‌بین‌تر باشید
بسیار پیش آمده که ما به خودمان داستان‌ها و جملات انگیزشی بگوییم که بتوانیم حجم انبوهی از کارها را در مدت زمان کمی انجام دهیم. ما کارها را یکی پس از دیگری به سرعت انجام می‌دهیم و از این بابت که در یک روز معمولی تمام آن ها را انجام خواهیم داد مطمئن هستیم. ولی با این وجود، در آخر روز متوجه می‌شویم کارهای‌مان ناتمام باقی مانده و باید با سرعت بیشتری کارها را پیش ببریم تا آن‌ها را تمام کنیم.
ما می‌دانیم چه کارهایی را می‌توان در این مدت زمان محدود انجام داد ولی با این وجود تصور میکنیم که میتوانیم کارهای بیشتر و بزرگتری را در یک روز معمولی انجام دهیم.
چگونه به صورت عقلانی مدیریت زمان کنیم؟
به دنیای جادویی ذهن خوش آمدید، جایی که همه به دنبال خیال واهی زمان آزاد هستند. ما خودمان را قانع میکنیم که داشتن برنامه های سنگین و غیرممکن مشکلی ندارد چون باعث می‌شود موفقیت بیشتری کسب کنیم. حتی در دورکاری نیز برای نشان دادن خودمان کارهای سنگینی را بر می‌داریم ولی با این وجود زمانیکه با همین تصور جلو می‌رویم افرادی که به ما متکی بودند را ناامید میکنیم، از برنامه عقب می‌افتیم، احساس تهی بودن میکنیم و انگیزه‌مان را برای کار از دست می‌دهیم.
رها شدن از این تصورات سخت است. رئیستان از حضور قهرمانانه و تحویل کار به موقع خوشش می‌آید و به شما پاداش می‌دهد اما در نهایت، زودتر از آنچه که فکر کنید، هر قهرمانی شکست می‌خورد.
روش‌های فرانسسکا برای مدیریت زمان
فرانسسکا (Francesca) محققی در یک شرکت رده بالای بیوتکنولوژی است. او یک رهبر فکری برجسته و یک بلاگر تلاشگر در حوزه تخصصی خودش است. او همچنین یک یار با ارزش برای بسیاری از همکاران و برای زنانی که تازه شاغل شده‌اند مربی‌گری می‌کند.
او برنامه زمانی بسیار پر مشغله‌ای داشت. علاوه بر کارهای روزمره‌ای، قرار بود در یک کنفرانس سخنرانی کند و همچنین از برادرزاده‌اش که از شرایط ناتوان کننده‌ای رنج میبرد، مراقبت کند. بعد از مدت بسیار کوتاهی فرانسسکا متوجه شد که از کارهایش عقب است، در کار غرق شده و به اندازه لازم پول نمی‌گیرد. نه تنها سلامت و رابطه شخصی او آسیب دیده‌اند، بلکه همکارانش نیز از او ناراحت و ناامید شده‌اند و حجم نامتناسبی از کارهای مشترک را بر دوش گرفته‌اند.حتی دیگر زمانی برای مدیریت زمان و افراد، ورزش و یا حتی برای خانواده‌اش نیز نداشت. او تصمیم گرفت تا به یک برنامه زمانی واقع‌بینانه‌تر روی آورد.
مشکلات فرانسسکا ۵ مورد از تفکر جادویی او در مورد زمان را آشکار کرد. تصوراتی که هر فرد می‌تواند آن‌ها را داشته باشد. ما هر یک را بررسی کرده و برای هر کدام یک راه حل نیز ارائه میکنیم.
کار زیادی ندارم و می‌توانم وقتم را به کارهای جدید اختصاص دهم
فرانسسکا به گفتن بله به یک کار فریبنده همانند برگزاری یک کنفرانس بین‌المللی با وجود صدها ساعت کار اجباری وسوسه می‌شد. او حجم سنگین پروژه‌ها را در نظر نمی‌گرفت و تصور می‌کرد که سه پروژه را به اتمام رسانده در حالیکه هر روز کارها و درخواست‌های جدیدی برای او می‌آمد.
اگر شما هم مانند فرانسسکا هستید، کارهایی را که در سال گذشته داشتید را دقیق ارزیابی کنید. کدام برنامه‌ریزی شده و اجباری است و کدام فرصت‌طلبانه است؟ این کار باعث می‌شود که یک تصور واقع‌بینانه‌تر از آینده داشته باشید. موارد تاثیرگذار را در اولویت بالاتری قرار دهید و مابقی کارها را با گفتن نه رد کنید، در مورد زمان انجام کار یا کیفیت انجام آن بحث کنید، یا از فرد دیگر کمک بخواهید.
این‌بار از دفعه پیش زودتر کار را تمام می‌کنم
تجربه معلم عاقلی است اما همزمان با تغییر ما، چالش های جدیدی نیز پیش می‌آید. فرانسسکا این تصور را می‌کرد که پروژه جدید از پروژه قبلی روند سریعتری خواهد داشت. اما در نهایت، شب های بیشتری را برای انجام کار بیدار می‌ماند. در نهایت او متوجه شد علی‌رغم توانایی و برنامه‌ریزی‌هایش، انواع خاصی از پروژه ها ۲۰٪ بیشتر از حدس او طول کشیدند. او فهمید که باید زمان بیشتری را برای کارها اختصاص دهد. برای مثال، اگر نوشتن یک خلاصه دو روز طول می‌کشید، او یک نیم روز را هم به تخمینش اضافه می‌کرد.
برنامه‌ریزی بر اساس واقعیت به شما در تخمین واقع‌گرایانه کمک می‌کند، احتمال تعویق زمان تحویل را با وجود اتفاقات غیرمنتظره کاهش می‌دهد، استرس را کمتر می‌کند، و زمان را برای بخش‌های دیگر زندگی شما باز می‌کند.
همه باید از من راضی باشند
تمایل ما برای راضی کردن دیگران یک مانع بزرگ به دید واقع‌گرایانه زمان می‌سازد. تایید از سوی رئیس یا اعتبار داشتن نزد همکاران برای فرد توانا که همه می‌توانند روی او حساب کنند، از پاداش‌های فرعی هر کاری است. به جای آنکه برای هر کار جدیدی داوطلب شوید، به این فکر کنید که اگر باعث تاخیر سایر اعضای تیم شوید و یا در تحویل به موقع پروژه ناموفق باشید، همکاران شما نسبت به شما چه حسی خواهند داشت؟ این کار تنها بخاطر تعهد بی‌ملاحظه شما بوده.
همیشه در پایان پروژه‌ها بررسی کنید که چه کار اضافی را می‌توانید برای همکارانتان انجام دهید. با این کار مدیریت زمان و روند اجرای کار بهتر می‌شود و رابطه‌تان با دیگران نیز حفظ می‌شود.
اشکالات کار دیگران را خودم اصلاح می‌کنم
افراد تمام شرکت (و حتی بیرون از شرکت) قبل از انتشار بیانیه، نوشتن خلاصه، یا اجرای یک ایده به دنبال نظرات متخصصانه فرانسسکا بودند. بیشتر این افراد اشتباهات‌شان را تکرار می‌کردند. برای کمک، فرانسیسکا یک لیست از کارهای مفیدی که افراد قبل از تحویل کارشان باید انجام می‌دادند را نوشت. اگرچه بسیاری از همکارانش این راهنمایی‌ها را نادیده می‌گرفتند و کارشان را با امید اصلاح ایرادات توسط فرانسسکا ثبت می‌کردند. از همین رو فرانسیسکا تصمیم گرفت به جای گذاشتن ساعت‌ها زمان بر روی بررسی مجدد و اصلاح یک متن، آن را برگرداند و به عنوان مثال بگوید «راهنمایی های شماره ۵ و ۷ را که در لیست دادم را انجام بده».
هیچوقت با به جزئیات رفتن و انجام همه کارها باعث از بین رفتن خودکفایی افرادتان نشوید. در عوض، با یک متن یا آموزش که باعث راهنمایی آن‌ها می‌شود به آنان در پیشرفت کار کمک کنید. این کار شاید بعضی اوقات باعث به عقب افتادن کار شما شود ولی در بلند مدت به نفع شما خواهد بود.
برای درک توانایی افرادتان توصیه می‌کنم این مقاله را نیز بخوانید: ماتریس مهارت: منابع انسانی شرکت زیر چتر کنترل شما
بدون من، نتیجه رضایت بخش نیست
فرانسسکا به ندرت کار اشتباه انجام داده و کارهایش به صورت گسترده ذکر شده و مورد تشویق قرار می‌گرفت. او می‌دانست کیفیت کار هنگامی که زمان زیادی را بر روی آن نمی‌گذاشت، کم می‌شد. به همین علت قانع شده بود که فقط اوست که می‌تواند کارهای مشخصی را به خوبی انجام دهد. فرانسسکا یاد گرفت به جای انجام تمامی کار، آن را به همکارانش بسپارد و آن‌ها را مدیریت کند. همکارانش برای موفقیت تلاش بسیاری می‌کردند و همیشه موفق نبودند اما در عوض تجربه‌ای به دست می‌آوردند که در دفعات بعد کار را سریعتر و راحت‌تر از قبل انجام دهند.
اگر شما هم فکر می‌کنید برای کاری تنها فرد ممکن هستید و یا از دیگران باهوش‌ترید در اشتباهید. ما دوست داریم مورد توجه و قدردانی قرار بگیریم اما با دور شدن از انحصارطلبی در انجام کارها، این گنجایش را در بسیار از افراد دیگر میسازیم که کار را برای ما انجام دهند بدون آنکه شرکت متکی به چند فرد خاص شود.
نتیجه گیری
زمانیکه فکر میکنیم میتوانیم کارهای سخت‌تر از توان‌مان را انجام دهیم (بدون در نظر گرفتن مدیریت زمان)، توانایی‌مان را در انجام کارها از دست می‌دهیم. روبه‌رویی با خیالات بر اساس واقعیت باعث می‌شود که روندی فوق‌العاده داشته باشیم بدون آنکه کاری مافوق طبیعی انجام دهیم.
منبع: HBR
